La gestion des bons de commande est une fonction comptable interne de l’entreprise. Les entreprises utilisent un processus d’achat pour acquérir des stocks, des actifs opérationnels et d’autres éléments nécessaires à la production de biens ou de services. Les bons de commande représentent un document interne qui donne une autorisation spécifique pour l’achat de différentes ressources. Les grandes entreprises ont généralement un processus de commande d’achat plus bien défini que les petites entreprises. Les grandes entreprises créent des politiques de gestion des bons de commande pour s’assurer que les employés suivent les procédures opérationnelles standard pour ce processus.
Les propriétaires d’entreprise désignent généralement l’autorité des bons de commande à certaines personnes dans l’entreprise. Les propriétaires d’entreprise, les directeurs et les cadres supérieurs autorisent souvent les responsables opérationnels à approuver les bons de commande pour leur service. Les bons de commande pour des montants importants, comme plusieurs milliers de dollars, sont les seuls bons de commande nécessitant l’autorisation d’un cadre. Les propriétaires d’entreprise et les cadres dirigeants délèguent cette capacité pour s’assurer que les opérations commerciales de l’entreprise peuvent se poursuivre sans surveillance excessive.
Les entreprises peuvent utiliser un système de gestion des bons de commande qui nécessite un examen de plusieurs vendeurs ou fournisseurs. Cette exigence garantit que l’entreprise obtient le coût le plus bas possible pour les ressources économiques. Les entreprises de fabrication, de production et de construction utilisent généralement un système de commande d’achat d’offres/propositions. Un système d’enchères/propositions permet aux vendeurs et aux fournisseurs de présenter à une entreprise des informations spécifiques relatives aux achats de ressources économiques. Les vendeurs et les fournisseurs indiqueront le coût de chaque article, le processus de livraison disponible et le temps nécessaire pour terminer tous les services énumérés dans l’offre/la proposition. Ce processus évite à l’entreprise d’effectuer de nombreux travaux de jambes liés à l’acquisition de ressources économiques.
Les grandes entreprises disposent souvent d’un service achats uniquement responsable de l’acquisition des ressources. Ce service prend le bon de commande autorisé et l’envoie au vendeur ou au fournisseur. Le service des achats examine la disponibilité des marchandises pour s’assurer que le vendeur peut remplir toutes les obligations contractuelles du bon de commande. Les problèmes de suivi ou les modifications du bon de commande peuvent être transmis au responsable opérationnel pour approbation. Le service achats est simplement une fonction intermédiaire gérant le processus de commande dans le système de gestion des bons de commande.
Une fois les biens ou les services reçus ou terminés, les vendeurs et les fournisseurs enverront à l’entreprise une facture pour demander le paiement. Cela commence le processus final du système de gestion des bons de commande. La facture est examinée par le service comptable de l’entreprise. Au service de la comptabilité, les comptes créditeurs sont chargés d’examiner les documents des bons de commande et d’émettre les paiements. De nombreuses entreprises utilisent un système de match à trois. Les commis aux comptes fournisseurs examineront le bon de commande interne par rapport aux documents de réception et aux factures des fournisseurs. Les entreprises n’émettront des paiements que lorsque les trois documents correspondent. Les commis à la comptabilité saisiront les informations dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise, imprimeront un chèque et feront signer un signataire autorisé lors du paiement d’émission au vendeur.
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