Qu’est-ce qu’un rapport externe ?

Un rapport externe est un terme utilisé pour désigner tout type de rapport organisationnel préparé en pensant au grand public. En règle générale, le contenu trouvé dans le document n’inclura pas d’informations considérées comme exclusives, seules les données considérées comme acceptables pour la consommation publique étant incluses dans le rapport. Les entreprises préparent généralement ces types de rapports comme moyen de divulguer des informations pertinentes aux consommateurs et à d’autres personnes intéressées par les opérations générales des entreprises.

Les entreprises produisent généralement leurs propres rapports externes en interne, bien qu’il soit possible d’externaliser cette fonction. Le contenu du rapport peut varier, dans la mesure où les informations contenues dans le document peuvent être un aperçu des opérations de l’entreprise, y compris certaines données historiques. À d’autres moments, l’objet du rapport externe peut contenir des informations sur les finances de l’entreprise. Lorsque tel est le cas, le rapport peut être préparé par les auditeurs dans le but exprès de diffuser les données au grand public. Les informations financières incluses dans ce rapport d’audit externe ne contiendront rien de confidentiel, et toutes les données utilisées pour le rapport seront considérées comme appropriées pour une diffusion publique par les propriétaires et les exploitants de l’entreprise.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise choisirait de préparer et de publier un rapport externe. L’information est considérée comme publique, permettant de fournir suffisamment de détails sur l’entreprise et son fonctionnement pour attirer l’attention des personnes intéressées, y compris des investisseurs potentiels. Les rapports de ce type contiennent généralement des données que les analystes du secteur peuvent utiliser pour évaluer la situation actuelle de l’entreprise. Il n’est pas rare que des détails obtenus à partir d’un rapport externe soient utilisés comme source d’un article ou d’un profil créé par un rédacteur commercial.

Bien qu’il n’y ait pas une seule bonne façon de préparer un rapport externe, il existe quelques considérations de base qui peuvent aider à préparer un document cohérent et informatif. Les informations doivent être organisées de manière logique, permettant au lecteur de suivre facilement le flux du texte. Toute donnée considérée comme confidentielle ou exclusive doit être omise du texte, à moins qu’il n’y ait une raison impérieuse d’inclure cette information et que ce niveau de divulgation ne soit pas susceptible de créer des problèmes pour l’entreprise à une date ultérieure. La plupart des rapports de ce type seront organisés pour indiquer le but du document au début du texte, permettant aux lecteurs de comprendre pourquoi le document externe existe et ce que les auteurs espèrent qu’il accomplira.

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