Il termine amministrazione dell’ufficio viene spesso utilizzato in riferimento a posizioni di supporto dell’ufficio. All’interno di questa area, ci sono una varietà di posizioni con diversi livelli di responsabilità. Mentre alcuni lavori di amministrazione dell’ufficio forniscono supporto amministrativo esclusivo a dirigenti, dirigenti o dipartimenti specifici, altri assistono l’ufficio nel suo insieme. Con l’aumentare sia della definizione di amministrazione che della necessità di assistenza amministrativa, molti titoli di lavoro vengono utilizzati in modo intercambiabile e variano da un luogo di lavoro all’altro.
I lavori di amministrazione dell’ufficio a livello di entrata comprendono generalmente responsabilità come l’apertura, l’ordinamento e la distribuzione di posta e archiviazione, la digitazione, la raccolta e la stampa di documenti. Rispondere ai telefoni, salutare i visitatori in arrivo e procurarsi un rinfresco per riunioni e pranzi può anche essere incluso in una descrizione del lavoro entry level. In questo gruppo vengono occasionalmente inclusi anche i lavori di inserimento dati e call center del servizio clienti. I titoli di lavoro possono includere impiegato alla reception, receptionist, assistente amministrativo junior o impiegato di file.
I lavori di amministratore di medio livello spesso includono responsabilità come rispondere a domande e-mail e telefoniche per conto dell’organizzazione, organizzare riunioni e viaggiare per il personale, prendere minuti durante le riunioni e ordinare forniture per ufficio. A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, alcuni uffici possono impiegare un professionista amministrativo di medio livello in ciascun dipartimento, che funge quindi da coordinatore di quel dipartimento. Questi lavori potrebbero avere titoli come assistente amministrativo, coordinatore amministrativo o responsabile dell’ufficio.
I lavori di amministrazione dell’ufficio senior gestiscono il più alto livello di responsabilità nell’amministrazione dell’ufficio e molto spesso comportano la stretta collaborazione con dirigenti o altri membri del senior management. Nelle piccole organizzazioni, l’amministratore senior può persino gestire responsabilità che potrebbero altrimenti richiedere un intero dipartimento, come marketing, risorse umane o contabilità. Le responsabilità tipiche comprendono la gestione di itinerari esecutivi, la creazione di manuali e documenti per riunioni, l’approvazione di ordini per forniture per ufficio, la partecipazione a riunioni al posto dei dirigenti quando richiesto, la creazione di rapporti sulle spese dei dirigenti e la funzione di “gatekeeper” e talvolta portavoce di uno o più dirigenti. Oltre a lavorare a stretto contatto con la direzione, i professionisti senior possono anche supervisionare il personale amministrativo di livello base e delegare loro compiti. Questi lavori potrebbero avere titoli come assistente esecutivo, coordinatore esecutivo o assistente amministrativo senior.