Un elaboratore di documenti gestisce i documenti in entrata e l’immissione dei dati per mantenere le operazioni senza intoppi. Istituzioni finanziarie, studi legali, compagnie assicurative e fornitori di servizi sanitari utilizzano, tra gli altri, elaboratori di documenti. Non è richiesta alcuna formazione speciale per le posizioni in questo campo, a meno che le persone non siano interessate a ruoli di supervisione avanzati. Alcuni datori di lavoro possono richiedere diplomi universitari o certificazioni speciali da parte dei supervisori in modo da poter svolgere il proprio lavoro in modo più efficace, mentre altri possono promuovere personale esperto senza una formazione specifica.
Quando i documenti arrivano sul posto, il document processor li esamina per assicurarsi che siano accurati e completi. In caso contrario, possono essere rispediti al cliente o al membro del personale di origine. In una banca, ad esempio, l’ufficiale del prestito è responsabile della consegna di un pacchetto di prestiti completo. Se i documenti mancano o non sono accurati, il responsabile del documento può restituirli al funzionario addetto al prestito per risolvere il problema prima di continuare il processo di richiesta del prestito.
I documenti completi possono essere inseriti nei database, trasferendo manualmente le informazioni o eseguendone la scansione. Gli elaboratori di documenti archiviano gli originali, utilizzando il sistema di archiviazione dell’azienda e assicurandosi che il file digitale contenga note sulla posizione fisica o li distruggano dopo aver prodotto fax legalmente accettabili. Dopo che tutte le informazioni sono state verificate, l’elaboratore di documenti può rilasciarle nel sistema per l’utilizzo da parte di altro personale. Le persone possono cercare i documenti fisici come riferimento o consultare i record digitali per raccogliere informazioni a supporto di attività come la creazione di pagamenti assicurativi o la conferma dello status di un cliente con uno studio legale.
Questo lavoro richiede comfort e familiarità con i sistemi di archiviazione, la gestione di materiale sensibile e l’utilizzo di database. Alcuni elaboratori di documenti hanno una formazione speciale per gestire attività come la fatturazione e la codifica mediche o la revisione preliminare delle domande di mutuo. Altri si concentrano sull’immissione e la memorizzazione dei dati e potrebbero non aver bisogno di competenze speciali. Le opportunità di interazione con i clienti sono generalmente limitate per un elaboratore di documenti, a meno che non sia incaricato di contattare i clienti per chiedere loro di indirizzare i documenti incompleti.
L’ambiente di lavoro è in genere simile a quello della maggior parte degli uffici. I processori di documenti possono trascorrere lunghe ore davanti al computer e devono essere in grado di gestire alcune flessioni e sollevamenti per accedere ai record. Le pause sono di solito strutturate nel corso della giornata e il lavoro può essere più auto-diretto, poiché le persone non hanno bisogno di supervisione diretta in ogni momento durante la gestione delle attività di base associate all’elaborazione dei documenti. Le persone interessate a ruoli dirigenziali potrebbero aver bisogno di perseguire una formazione o certificazione aggiuntiva, oltre a dimostrare competenza e volontà di apprendere sul posto di lavoro.