Il coordinatore di una fiera è responsabile della gestione di ogni aspetto di una fiera professionale di solito presso un centro congressi o un hotel. Questo lavoro richiede molta pianificazione e risoluzione dei problemi. Un coordinatore deve assicurarsi che la sede sia preparata, che il cibo e le bevande siano gestiti in modo adeguato, che i bisogni dei partecipanti e dei fornitori siano soddisfatti, che le attrezzature audiovisive siano installate, che il marketing e la promozione siano gestiti e che tutto sia nel budget. Questa persona supervisionerà frequentemente diversi impiegati che svolgono questi compiti.
Una fiera è una riunione professionale di esperti in un settore specifico; è un’opportunità per fare rete e visualizzare gli ultimi sviluppi nel settore. In molti casi, un coordinatore di fiere lavora per un centro congressi o un hotel con un ampio spazio per riunioni in grado di accogliere i visitatori. Il compito iniziale del coordinatore è di collaborare con gli organizzatori di fiere per comprendere le esigenze e il budget specifici dell’evento. Ad esempio, una fiera di computer ha requisiti tecnologici diversi rispetto a una fiera di alimenti biologici, ma ognuno deve soddisfare esigenze specifiche.
Le funzioni di coordinatore delle fiere differiscono da una mostra all’altra, ma ci sono una serie di responsabilità di base per quasi tutti gli eventi. Garantire la preparazione del luogo è fondamentale per il successo di uno spettacolo. Il coordinatore deve assicurarsi che ci sia spazio sufficiente per tutte le cabine, che quelle cabine abbiano un’adeguata elettricità e che le apparecchiature audiovisive per le presentazioni siano operative. Alimenti e bevande devono anche essere contratti e programmati per essere nel posto giusto al momento giusto.
Il marketing e la promozione sono spesso gestiti dagli organizzatori di fiere, anche se parte di questo lavoro viene svolto dagli sponsor della fiera. Un coordinatore lavora con tipografi, grafici, dipartimenti di marketing e professionisti delle pubbliche relazioni per dare voce all’evento. Gli organizzatori di show avranno spesso requisiti e standard specifici per il marketing che devono essere soddisfatti.
Questo lavoro è generalmente troppo per essere gestito da una sola persona. Un coordinatore di fiere può occuparsi personalmente di uno di questi lavori se la situazione lo richiede, ma la maggior parte supervisiona uno staff. È responsabilità del coordinatore assumere professionisti qualificati per eseguire questo lavoro diversificato e creare programmi per garantire che uno spettacolo sia adeguatamente attrezzato. Giocare con successo a queste varie responsabilità è il compito più grande di un coordinatore, ma farlo così bene creerà uno spettacolo divertente e informativo per tutti i partecipanti.