Un archivista è un professionista dell’informazione simile a curatori e bibliotecari. Gli archivisti identificano, raccolgono, organizzano, registrano, descrivono, conservano e visualizzano materiali di valore storico. Fondamentalmente, il compito principale di un archivista è presentare pezzi di storia autentici e pertinenti in modo coerente.
Gli archivisti sono informati nel periodo di tempo e / o nell’argomento di raccolta che archiviano. Effettuano ricerche e reperiscono articoli per essere sicuri che l’identificazione di tutti i materiali d’archivio sia chiara. Un archivista seleziona gli elementi che si adattano alla raccolta di un’organizzazione. Gli archivisti devono tenere registri dettagliati delle persone, dei luoghi e delle date coinvolti negli oggetti scelti da archiviare. Questi articoli possono essere appunti scritti a mano, fotografie, film o molti altri materiali possibili.
Le descrizioni degli oggetti che raccolgono possono essere inserite nei siti Web aziendali o in altri luoghi pubblici o possono essere utilizzate nei musei. Un archivista di solito scrive la maggior parte di queste descrizioni. Lui o lei deve accuratamente registrare e documentare tutti i dettagli di ciascun oggetto archiviato in una raccolta. La conservazione è un’altra responsabilità degli archivisti. Sono ben informati sui metodi per conservare sia carte piane che materiali tridimensionali.
Un archivista deve visualizzare gli elementi raccolti in modo logico e informativo. Alcuni archivisti affermano che una raccolta di oggetti d’archivio dovrebbe sempre raccontare una storia coerente sul soggetto e il periodo di tempo specifico. Gli archivisti sono tenuti a prestare assistenza professionale nel loro lavoro e ad esercitare un’etica nonché una selezione consapevole nella scelta di beni di qualità archivistica. Gli archivisti cercano sempre di archiviare oggetti utili e si sforzano di scegliere attentamente i materiali storici.
Esistono due tipi principali di raccolte archiviate: circolanti e non circolanti. Le raccolte non circolanti possono essere archiviate all’interno di una determinata società o organizzazione. Le collezioni storiche circolanti sono esposte al pubblico, ma di solito sono accuratamente conservate in modo da non poter essere toccate direttamente. Gli archivisti non trascorrono tutto il loro tempo di lavoro nell’archiviazione dei materiali, ma di solito sono tenuti a partecipare regolarmente alle riunioni e agli eventi del settore. Un archivista spesso gestisce uno staff per aiutarlo a conservare e conservare documenti storici.
I compiti dell’archivista possono essere paragonati a quelli dei bibliotecari in quanto entrambi i tipi di informazioni possono essere raccolte, conservate ed esposte a materiali per l’accesso organizzato pubblico o privato. Anche le mansioni lavorative degli archivisti e dei curatori sono simili in quanto entrambe tendono a lavorare con forme, dimensioni e categorie di materiali diverse. Tuttavia, gli archivisti descrivono i materiali in modo molto diverso rispetto ai bibliotecari; di solito funzionano anche con formati audiovisivi con i quali i curatori in genere non lo fanno.