Uma reunião inicial é uma reunião na qual todos os membros responsáveis da equipe são informados sobre um novo projeto. As atividades podem incluir uma discussão sobre a intenção do projeto, estabelecimento de uma linha do tempo, compartilhamento de restrições de custo e orçamento e atribuição de tarefas do projeto. As reuniões de abertura geralmente incluem membros da equipe em várias áreas funcionais e também podem, ocasionalmente, incluir um representante do cliente.
A intenção de uma reunião de kickoff é garantir que o projeto corra o mais suavemente possível, garantindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Essas reuniões são uma oportunidade para o gerente de projeto compartilhar informações sobre o projeto. Isso pode incluir fatos concretos, como a data de vencimento do projeto, especificações e orçamento, mas também pode incluir informações simples, como peculiaridades e preferências do cliente.
O gerente de projeto geralmente é responsável por marcar uma reunião inicial. Ela geralmente assume a responsabilidade de estabelecer e seguir a agenda. Isso inclui agendar um horário no qual todas as partes necessárias possam se encontrar; reservar um local; e no caso de longas reuniões que ocorrem durante um intervalo do meio-dia, solicitando serviço de almoço para os membros da equipe.
Durante a reunião, o gerente de projeto fará anotações cuidadosas sobre todos os itens discutidos, decisões tomadas e perguntas a serem respondidas posteriormente. Ela será responsável por garantir que todas as partes interessadas concordem com os termos, prazos e custos e que entendam completamente o que é exigido deles. Posteriormente, o gerente de projeto deve distribuir prontamente notas de reunião claras e concisas.
Uma das funções mais importantes de uma reunião de lançamento é definir uma lista de entregas. Esta é uma lista de todos os itens devidos ao cliente e as ações específicas necessárias para atender a cada entrega. Por exemplo, uma entrega do cliente pode ser produzir um sinal de entrada para um local de varejo. Para conseguir isso, o sinal deve ser projetado, os materiais devem ser adquiridos e encomendados, devem ser produzidos, a qualidade deve ser verificada e o sinal deve ser enviado e / ou instalado. O especialista em compras não pode solicitar materiais até que o designer desenhe a placa e, se uma dessas etapas não for concluída dentro do prazo, o instalador não poderá cumprir a data de vencimento.
A atribuição de tarefas é muito importante para o processo; portanto, as notas da reunião para uma reunião de kickoff devem incluir uma lista de itens de ação, datas de vencimento e partes responsáveis. Se alguma das partes tiver um problema com as datas de vencimento, especificações ou preço, a reunião inicial será a hora de apresentá-la. Esta reunião fornece um fórum aberto para todas as partes envolvidas para garantir que elas obtenham o que precisam para produzir um projeto bem-sucedido.