Despesas administrativas são custos associados ao gerenciamento e às funções gerais de uma organização e não estão diretamente relacionados a um departamento específico. Às vezes, considerado parte das despesas gerais de negócios, esses custos podem ser para necessidades básicas, como aluguel de espaço para negócios, serviços públicos ou material de escritório. Os custos administrativos também podem incluir os salários de pessoas que não estão envolvidas em vendas, produção ou outros departamentos da empresa, como executivos seniores, secretárias e recepcionistas.
Não está vinculado a um departamento
Às vezes referidas como despesas gerais ou despesas operacionais, as despesas administrativas envolvem quaisquer custos que ofereçam um amplo benefício à organização. Como tal, seus benefícios cruzam as linhas departamentais e possibilitam a realização de muitas funções. Na maioria das vezes, qualquer despesa limitada a uma divisão ou departamento específico da empresa e que ofereça pouco ou nenhum benefício direto a outras áreas da organização, não é considerada uma despesa administrativa. Algumas despesas que parecem vinculadas a um departamento, como contábil ou legal, podem ser consideradas administrativas porque beneficiam toda a organização.
Serviços Públicos
Um dos tipos mais comuns de despesas administrativas em muitas organizações é o custo dos serviços públicos. As cobranças por aquecimento, refrigeração, energia e água são tradicionalmente identificadas como despesas administrativas. Os custos de acesso à Internet, bem como serviços de telefonia fixa e móvel também podem ser incluídos. Em algumas organizações, no entanto, os serviços de telefonia móvel são classificados como despesas para os departamentos dos funcionários que usam esses serviços.
Aluguel
Outro exemplo de despesa administrativa é o custo de leasing ou aluguel de espaço para a organização. Isso pode incluir leasing de espaço de loja de varejo, aluguel de um conjunto de escritórios em um prédio ou aluguel de instalações de fabricação, como alguns exemplos. Toda a organização se beneficia de ter espaço para operar, portanto, não é possível associar essas cobranças a um departamento específico.
Salários
Os salários também podem ser considerados despesas administrativas. Isso é particularmente verdade para executivos e gerentes cujas responsabilidades envolvem muitas áreas da organização, em vez de um único departamento. Mais de uma área se beneficia dos esforços do gerente, portanto, a despesa é considerada de natureza geral.
Custos excluídos
Os regulamentos usados para definir as despesas administrativas variam de um local para outro, mas existem alguns tipos de custos que quase nunca são definidos como administrativos. Isso inclui quaisquer custos que possam ser diretamente conectados aos esforços de vendas e marketing ou à pesquisa para o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Os custos de fabricação, seja para equipamentos ou matérias-primas, também não são considerados despesas administrativas.
Organizações de caridade
Para instituições de caridade e outras organizações com fins lucrativos, os custos administrativos são frequentemente definidos de maneira diferente da maneira como os negócios com fins lucrativos os definem. Em muitos casos, qualquer dinheiro que seja trazido para a organização de caridade e gasto pela organização em vez de ser transformado em esforços ou doações de caridade é contabilizado como um custo administrativo. Portanto, todos os custos de administração da organização, como salários, marketing, aluguel e serviços públicos, seriam chamados de despesas administrativas.