Uma avaliação de proposta é um processo de cinco etapas usado para fornecer uma revisão equilibrada e imparcial de uma proposta formal de negócios. Esse tipo de processo é mais comumente encontrado nos departamentos de compras ou gerenciamento de contratos de grandes organizações ou corporações. O objetivo principal de uma avaliação de proposta é garantir que um processo justo e transparente seja usado para selecionar a inscrição vencedora. Isso é muito importante, porque muitas vezes são necessárias propostas para projetos ou gastos caros.
As cinco etapas usadas na avaliação da proposta são: formar uma equipe para revisar as submissões, garantir a conformidade com os requisitos de submissão, revisar as respostas dos detalhes do documento do concurso, atribuir um peso a cada categoria e pontuar cada submissão. A proposta com a pontuação mais alta é o vencedor. Após a seleção, todas as empresas que enviaram uma proposta são informadas dos resultados. As empresas malsucedidas têm o direito de entrar com uma ação judicial se acharem que o processo foi tendencioso ou violou a lei contratual.
A primeira etapa do processo de avaliação de uma proposta é formar uma equipe interna que será responsável pela revisão dos envios. A participação na equipe deve basear-se na experiência no processo relevante, na experiência relacionada e no entendimento firme do processo de aquisição. Em algumas organizações, essa equipe está envolvida na criação da solicitação de proposta (RFP) ou documento do concurso que é distribuído aos possíveis fornecedores. Outras empresas podem decidir que ter duas equipes separadas remove a possibilidade de conflito de interesses e interferência na seleção final.
Normalmente, um oficial de compras ou coordenador de RFP analisa todos os envios para garantir a total conformidade com todos os requisitos. Essa é uma verificação puramente administrativa para garantir que todos os lances foram recebidos antes do prazo final, qualquer pagamento exigido foi processado e que não faltam páginas ou documentos. Depois que essa verificação é concluída, cópias das propostas são feitas para cada membro da equipe de avaliação.
Os membros da equipe começam no novo estágio da avaliação da proposta revisando cada resposta individual e comparando-a com a RFP ou o documento de especificação. O objetivo da revisão é determinar se a proposta aborda todos os itens da RFP. Às vezes, os itens ausentes são relatados ao coordenador da RFP, que acompanha a empresa para verificar se a omissão é um erro administrativo, mas em muitos casos, nenhum acompanhamento é feito.
Dependendo da estrutura da equipe, um peso é atribuído a cada seção da RFP. Algumas empresas tomam essas decisões em grupo e outras permitem que cada membro da equipe faça um julgamento independente. O peso total deve somar 100 e as categorias devem ser baseadas nos requisitos reais de RFP. Embora algumas empresas atribuam peso à qualidade da apresentação real, muitas não o fazem, porque isso essencialmente premia pontos por enviar uma proposta.
A última etapa da avaliação da proposta é atribuir uma pontuação. Cada membro da equipe toma uma decisão independente e envia seu scorecard ao coordenador de RFP, que totaliza as respostas e determina a proposta bem-sucedida. Todo esse processo deve ser transparente e defensável em um tribunal como imparcial e justo.
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