As empresas de compras são empresas que contratam clientes para localizar e proteger vários tipos de recursos desejados pelo cliente. Esse tipo de empresa pode ser estruturado para encontrar, qualificar e adquirir tipos específicos de recursos, como matérias-primas para uma fábrica têxtil, ou fornecer serviços que permitam localizar e proteger qualquer tipo de item necessário ao cliente. As empresas desse tipo podem estabelecer relacionamentos de longo prazo com os clientes, aceitando várias atribuições continuamente, ou contratar uma única atribuição de um cliente. O processo de aquisição dos recursos necessários pode exigir muito pouco tempo e esforço, ou pode levar meses para ser realizado, dependendo das circunstâncias do cliente.
Na operação real, a empresa se reunirá com o cliente para avaliar as necessidades e desejos do cliente. Depois de concordar com o que a empresa deve encontrar e proteger em nome do cliente, começa um período de pesquisa e investigação. Durante essa fase, a empresa de compras identificará e avaliará várias fontes para os bens ou serviços desejados, estabelecendo, finalmente, alguns fornecedores que podem fornecer o que é necessário.
Além de localizar e qualificar recursos em nome dos clientes, a empresa também procurará obter o melhor preço possível para o cliente. Isso geralmente inclui a condução de negociações preliminares com possíveis fornecedores para obter o máximo de desconto possível nos preços padrão. Depois que a empresa obtém os termos mais aceitáveis possíveis, as informações são comunicadas ao cliente, que pode decidir se aceita ou não os termos e faz um contrato com o fornecedor. Se os termos não forem agradáveis para o cliente, a empresa de compras continuará a procurar outra solução.
Em termos de pagamento, uma empresa de compras pode cobrar uma taxa fixa, com base na natureza da tarefa. Outros podem cobrar uma taxa horária válida para todas as consultas, horas gastas pesquisando possíveis provedores dos recursos necessários e tempo gasto na qualificação de candidatos. A própria empresa geralmente não é parte do contrato real que resulta entre o cliente e o fornecedor. A responsabilidade final pelo contrato fica entre essas duas partes, com a empresa atuando apenas como facilitadora.
Às vezes, as empresas usam uma empresa de compras como meio de encontrar o que precisam, sem ter que reservar alguns de seus próprios recursos para lidar com o processo de localização e qualificação de vendedores ou fornecedores em potencial. Freqüentemente, o uso de serviços de compras para essas funções pode economizar muito dinheiro e tempo, possibilitando que a empresa comece a desfrutar dos frutos do relacionamento com o novo fornecedor e, esperançosamente, aprimorando a operação e a lucratividade da empresa.
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