Adicionar qualquer funcionário a uma equipe pode causar ansiedade, mas quando é preciso escolher um assistente pessoal, há ainda mais cuidado. Um assistente pessoal representa um empregador. Normalmente, um assistente recebe ligações, agenda compromissos e costuma atuar como ligação entre empregador e cliente. Como primeiro ponto de contato, um assistente deve projetar um comportamento amigável e profissional e ter um bom senso dos valores e missão que a empresa deseja projetar.
Para escolher um assistente pessoal, é necessário primeiro desenvolver uma descrição do trabalho com tarefas específicas. Liste tudo o que o assistente pessoal será responsável e anote o software e os programas necessários para executar as tarefas. Classifique os deveres por ordem de importância. Se o assistente passar 60% do dia atualizando o conteúdo da Web, é necessário selecionar um assistente com um alto grau de familiaridade com a Internet. Todos os funcionários podem ser treinados, mas é melhor que os pontos fortes de um assistente pessoal estejam diretamente alinhados com a maior parte das tarefas. Deveres ocasionais podem ser aprendidos no trabalho sem muito tempo para serem roubados para treinamento.
A próxima lista deve identificar a ética de trabalho da empresa. O que é mais importante? Estar na hora? Contribuindo com idéias criativas para a equipe? Terminando o trabalho em tempo hábil? Escolha um assistente pessoal que já exiba as qualidades e atitudes que a empresa aprecia. Prepare perguntas de sondagem com antecedência para explorar os métodos e preferências de trabalho do candidato.
Muitos empregadores são tentados a escolher um assistente pessoal de formação e habilidade semelhantes, porque se sentem à vontade com a familiaridade. Isto é um erro. A idéia de um assistente pessoal é ter alguém por perto que apareça na folga e contribua para a equipe. Em vez de contratar alguém com o mesmo conjunto de habilidades, pergunte sobre outras áreas de especialização. Liste as fraquezas atuais na parte inferior das perguntas da entrevista e faça questão de investigar os antecedentes dessas áreas.
Para escolher um assistente pessoal que possa lidar com as tarefas técnicas necessárias, deve-se tirar proveito de avaliações online gratuitas. O nível “especialista” de uma pessoa em um programa de software pode ser a idéia de “novato” de outra pessoa. Não se esqueça das áreas de comunicação. O assistente pessoal estará se comunicando com os clientes por e-mail ou outros métodos de correspondência por escrito? Obtenha uma amostra de redação. Software, máquinas de escritório e procedimentos padrão de escritório podem ser treinados, mas pode ser difícil melhorar as habilidades de escrita para quem não se sente naturalmente à vontade com a comunicação por escrito. Erros de ortografia, erros de digitação e gramática ruim são um grande problema para um cliente.
Portanto, avalie as necessidades e gaste algum tempo criando a descrição do trabalho. Determine os critérios que devem ter, reduza os candidatos e solicite o teste. Confie nos seus instintos. Se a lista de candidatos tiver sido adequadamente reduzida, as principais opções provavelmente terão todas as qualidades mais importantes. Nesse ponto, a escolha deve ser feita selecionando o candidato com quem você tem o melhor relacionamento.
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