Uma descrição típica da tarefa de administrador de projeto envolve supervisionar e monitorar todos os aspectos de um projeto específico. Especificamente, um funcionário nessa posição deve garantir que as metas e os cronogramas de um projeto sejam cumpridos sem exceder as limitações orçamentárias. O administrador do projeto também é responsável pela preparação dos relatórios do projeto e geralmente é obrigado a enviar relatórios regulares ao diretor do projeto.
As tarefas exatas podem variar, mas todas são geralmente responsáveis pelas operações diárias de um projeto específico. Além de monitorar orçamentos, rastrear cronogramas e preparar relatórios de progresso, o administrador de um projeto também pode ser responsável pela supervisão de vários funcionários e contratados, em um esforço para garantir que os objetivos de um projeto sejam cumpridos profissionalmente. Esta posição é encontrada em uma variedade de indústrias, incluindo imobiliária, construção, comercial, governo e indústrias sem fins lucrativos.
A maioria dos trabalhos de administrador de projetos exige um diploma universitário, além de uma experiência significativa no gerenciamento de projetos ou no tempo gasto como administrador assistente. Muitos dos que estão atualmente empregados neste campo são graduados em contabilidade ou administração e gerenciamento de negócios. Algumas pessoas atendem a certos requisitos devido ao treinamento no trabalho, mas essa rota geralmente leva vários anos de experiência e treinamento antes que um indivíduo possa ser considerado um candidato qualificado.
Os administradores de projetos geralmente precisam enviar documentos por email, criar planilhas e executar uma variedade de tarefas relacionadas ao computador. Alguns empregadores podem até exigir que um administrador trabalhe com software especializado para fins de relatório e rastreamento. Os administradores designados para trabalhar em projetos devem, portanto, ter conhecimentos de informática e poder adquirir facilmente novas habilidades tecnológicas, conforme necessário.
Para supervisionar adequadamente orçamentos, funcionários, cronogramas e funções essenciais, o administrador deve ser capaz de executar competentemente várias tarefas. Isso requer outras habilidades, incluindo boa organização e fortes habilidades de gerenciamento de tempo. Para funcionar bem com os principais funcionários e membros da gerência, o administrador também deve ter fortes habilidades de comunicação escrita e verbal.
Os trabalhos que exigem que as empresas licitem contratos ou solicitem financiamento geralmente dependem do administrador do projeto para contribuir com conhecimento e experiência na preparação desses esforços. Em particular, o administrador pode ser solicitado a fornecer informações quando uma empresa está avaliando propostas e pode ser solicitado a contribuir com a elaboração de propostas por meio da criação de itens de linha em um orçamento, além de identificar quantos membros da equipe um futuro projeto pode exigir se um contrato for adjudicado.