Une carte de crédit d’entreprise peut être définie de plusieurs manières. Il peut s’agir d’une carte utilisable par tous les membres de l’entreprise, en particulier les petites entreprises. Ces cartes peuvent être utilisées comme moyen principal d’achat de choses au quotidien. Alternativement, une entreprise peut émettre une carte de crédit à quelques employés, en particulier ceux qui doivent voyager pour affaires et doivent payer les dépenses couvertes par l’entreprise en cours de route.
L’entreprise est responsable du paiement des factures pour les deux types de cartes de crédit d’entreprise, à condition que leur utilisation soit strictement réservée aux dépenses professionnelles approuvées. Cela peut créer des problèmes et les gens doivent faire attention à conserver soigneusement les reçus et les registres lorsqu’ils utilisent les cartes. Un employé peut être responsable de frais qui ne sont pas vraiment des dépenses professionnelles, et l’achat de choses sur la carte qui ne sont pas vraiment liées à l’entreprise peut dans certains cas entraîner la résiliation d’un emploi.
Il est vrai que certains employés abuseront d’une carte de crédit d’entreprise, mais avec des avances dans des déclarations détaillées, cela risque d’être découvert rapidement. Parfois, des abus accidentels se produisent. Lorsque les gens sont habitués à payer avec des cartes, il est très facile de payer avec la mauvaise carte. Si un employé constate un achat accidentel avec la carte de crédit de l’entreprise, il doit en informer immédiatement les employeurs et être prêt à indemniser l’entreprise immédiatement.
Un problème plus compliqué se pose lorsque les employés achètent des choses qui sont des dépenses professionnelles légitimes en même temps qu’ils achètent des choses pour leur usage personnel. Encore une fois, la conservation détaillée des reçus est la clé pour s’assurer que l’entreprise n’achète pas des choses sans rapport avec son activité. Une façon d’éviter cela est de demander des transactions séparées lors d’un achat qui comprend des dépenses professionnelles et personnelles, puis d’utiliser la carte de crédit de l’entreprise et une carte personnelle pour payer ces transactions.
Parfois, les personnes qui ont une carte de crédit d’entreprise émise à leur nom, se demandent s’ils peuvent profiter des avantages offerts avec la carte, comme les miles de grand voyageur. La décision d’autoriser l’employé à utiliser des avantages ou des points-cadeaux doit appartenir à l’employeur. Lorsque ce n’est pas clair, les employés doivent vérifier auprès de leur employeur avant d’utiliser des avantages. L’entreprise peut vouloir les accumuler pour offrir des cadeaux aux employés ou pour économiser de l’argent sur les voyages en avion.
Une façon d’éviter d’utiliser une carte de crédit d’entreprise est de créer un mode de remboursement des dépenses professionnelles effectuées par les employés. Cela implique également que les employés remettent les reçus, mais cela donne aux entreprises moins de possibilité d’enquêter sur les accusations. Beaucoup trouvent qu’une carte de crédit d’entreprise offre une plus grande commodité que la méthode de réception/remboursement. Un autre avantage des cartes de crédit par rapport à la méthode de réception/remboursement est que les employés avec peu d’argent ou de crédit personnel disponible ne seront pas placés dans une situation embarrassante où ils ne peuvent pas couvrir les dépenses professionnelles légitimes.