Il est conseillé aux entreprises d’écrire une lettre de refus de candidature à tous les candidats qu’elles n’embauchent pas. L’objectif de la lettre est d’informer le demandeur des circonstances, de montrer son appréciation et de maintenir une bonne relation avec le demandeur. Au minimum, la lettre de rejet du demandeur d’emploi doit inclure :
Une déclaration selon laquelle le candidat n’a pas obtenu le poste.
Une expression d’appréciation pour la candidature et les entretiens.
Meilleurs vœux au candidat dans sa recherche d’emploi ou son développement professionnel.
Les lettres peuvent également contenir des encouragements à postuler, une demande de postuler à un autre emploi actuel et des détails personnels sur les choses que les intervieweurs ont appréciées chez le candidat.
La plupart des lettres sont écrites dans un style commercial formel. Les une à deux premières phrases sont consacrées à informer le candidat qu’une autre personne a été embauchée, et à donner une vague raison pour cela. « Nous sommes malheureusement en mesure de vous offrir un emploi en ce moment, en raison du nombre élevé de candidats qualifiés », ou une certaine permutation de cette phrase suffit.
Les deux phrases suivantes doivent remercier le candidat d’avoir suivi le processus de candidature/d’entretien. Ils peuvent également être dirigés personnellement afin que l’entreprise montre sa gratitude pour avoir rencontré le demandeur. Une phrase telle que : « Nous avons apprécié de vous rencontrer et d’entendre vos idées sur la façon dont vous vous intégreriez dans notre entreprise » est appropriée si c’est ce qui s’est produit. De nombreux experts en affaires estiment que la déclaration dans cette partie de la lettre de rejet du demandeur d’emploi doit être légèrement personnalisée et exprimer une certaine appréciation d’un événement réel au cours de l’entretien pour adoucir le rejet et le rendre personnel et complémentaire.
Le dernier détail essentiel est un souhait pour le succès du candidat à l’avenir. Cela peut être exprimé par une simple déclaration comme : « Nous vous souhaitons un succès continu dans votre profession (recherche d’emploi, carrière, etc.) ». La lettre de rejet du demandeur d’emploi doit ensuite se terminer par une signature formelle.
Entre l’expression d’appréciation et le souhait de réussite, les lettres pourraient inclure des invitations à postuler à d’autres emplois actuels ou à postuler à des emplois à l’avenir. Ces invitations sont l’une des raisons de personnaliser toutes les lettres et de ne pas envoyer de formulaire. Certaines entreprises n’accueillent pas le candidat à nouveau si les entretiens ont été mauvais ou défavorables, mais il se peut qu’elles aient vraiment apprécié certains candidats et n’aient pas pu leur proposer de travail. Il est recommandé que s’il y a un deuxième poste ouvert, l’employeur doit le dire non seulement dans une lettre, mais aussi lors d’un appel téléphonique.
Les entreprises doivent éviter les pièges potentiels lors de la rédaction d’une lettre de refus de candidature. Ils ne doivent pas commenter la ou les personnes embauchées ou les qualités spécifiques qui ont fait de cette personne un meilleur choix. C’est là que réside le potentiel de poursuites judiciaires pour pratiques d’embauche déloyales. Il est également déconseillé de commenter négativement la performance du candidat. Souvenez-vous de l’objectif à atteindre ; informer, remercier, souhaiter bonne chance et laisser une bonne impression.