Il existe plusieurs types de tâches que le logiciel de réceptionniste peut effectuer. Il peut aider à organiser les messages, à suivre les employés et à gérer les appels entrants. Il existe également des suites de logiciels qui permettent à un utilisateur d’intégrer plusieurs de ces fonctions dans un seul package, et des programmes qui gèrent les fonctions de réceptionniste pour des industries spécifiques.
L’un des types de logiciels de réceptionniste les plus simples sont les programmes qui organisent les messages et suivent la disponibilité des employés. Ces programmes permettent aux réceptionnistes d’enregistrer électroniquement tous les messages entrants, y compris l’heure de livraison au destinataire. Ils peuvent également avoir des fonctions de calendrier qui fournissent des informations actuelles sur l’emplacement des employés en plus de permettre aux réceptionnistes de prendre des rendez-vous pour d’autres. Certains programmes s’intègrent également à d’autres fonctions telles que le courrier électronique afin d’augmenter la capacité de livraison des messages.
Il existe également des types de logiciels de réceptionniste qui sont utilisés pour suivre et faciliter l’utilisation du téléphone dans les entreprises où le volume d’appels est élevé. Ces produits se composent généralement d’un écran qui affiche des informations sur les appels et les outils pour les passer. Les informations peuvent inclure le numéro actuel, les appels dans la file d’attente et des informations de base sur le client. Les outils peuvent inclure tout ce qui peut aider à passer un appel, comme un clavier, une capacité de mise en attente et de raccrochage et l’identification de l’appelant (ID).
Un logiciel de réceptionniste qui aide un utilisateur à passer un appel peut également exécuter des fonctions pour d’autres lignes. Il peut vérifier si une ligne particulière est libre et transférer automatiquement l’appel ou l’envoyer dans la messagerie vocale. Cette capacité peut englober un ou plusieurs emplacements, selon la taille et la complexité de l’organisation. Certains produits permettent également des fonctionnalités multilignes, telles que la possibilité d’établir et de modérer des conférences téléphoniques.
Certains types de logiciels de réceptionniste sont conçus pour gérer les défis d’un certain secteur. Par exemple, il existe des produits pour l’industrie médicale qui ont des fonctions de traitement des documents des patients, d’envoi de rappels de rendez-vous et de gestion des options de libre-service pour les patients. Des fonctionnalités comme celles-ci sont destinées à automatiser certains des aspects les plus répétitifs du travail de réception dans un domaine particulier.
Quelle que soit sa fonction, la plupart des logiciels de réceptionniste auront une interface utilisateur graphique (GUI). Cela affichera souvent tous les outils disponibles sur un seul écran. La manière dont il est organisé et le nombre de fonctionnalités varient considérablement d’un produit à l’autre. Par exemple, certains types de logiciels affichent un appel ou un poste à la fois, tandis que d’autres affichent plusieurs postes et leur statut sur un seul écran.