Un rapport de paie certifié est un type de document couramment utilisé par les entrepreneurs pour demander le paiement des travaux effectués sur des tâches liées à une sorte de projet gouvernemental. Le but du rapport est de fournir un relevé précis des coûts associés à chacune de ces tâches et de s’assurer que le salaire demandé se situe dans la fourchette des salaires et des charges en vigueur dans l’industrie pour le travail effectué. En ce qui concerne le format de ce type de document, de nombreux pays ont une mise en page spécifique qui doit être utilisée. Ce format est mis à la disposition des entrepreneurs au moment où ils soumissionnent et sont choisis pour le projet du gouvernement.
Un rapport de paie certifié de base comprendra toutes les bases nécessaires pour traiter un paiement à l’entrepreneur. Cela comprend le nom de l’entrepreneur, son adresse postale, l’identification du projet gouvernemental en question et la période couverte par le formulaire soumis. Parallèlement à ce type de détail, le rapport de paie certifié fournira également une ventilation de tous les coûts et facturés enregistrés pour cette période, y compris un total général pour les frais globaux. Dans certains pays, des pièces justificatives peuvent également être requises avec le rapport lui-même pour que la demande de paie soit approuvée et traitée.
Les éléments de ligne d’un rapport de paie certifié sont généralement examinés pour s’assurer que les frais sont associés à un travail confirmé comme terminé à la satisfaction du superviseur de projet. De plus, chaque article est examiné pour s’assurer que les frais sont conformes aux normes de l’industrie à l’endroit où les travaux sont terminés. Ce processus aide à empêcher les entrepreneurs de surfacturer et éventuellement de gonfler le coût global du projet. En règle générale, les entrepreneurs conservent des copies de tous les rapports de paie soumis, ainsi que des pièces justificatives, au cas où une question se poserait plus tard au sujet d’un ou de plusieurs postes.
S’il existe des preuves qu’un entrepreneur a intentionnellement déclaré qu’un travail achevé est toujours en cours, qu’il a gonflé les coûts d’un article donné ou qu’il a falsifié d’une autre manière les informations soumises sur le rapport de paie certifié, il existe un risque de action punitive en cours. Dans certains cas, l’entrepreneur peut être soumis à des amendes et être renvoyé du projet. À d’autres moments, des accusations criminelles peuvent être déposées contre l’entrepreneur, entraînant la possibilité d’un procès et d’une peine d’emprisonnement subséquente.