Hot desking est un terme pour la pratique d’occuper temporairement un espace de travail de bureau. Le terme peut être utilisé pour désigner un homme d’affaires louant un espace de bureau temporaire ou il peut faire référence à des arrangements de bureau partagé comme ceux utilisés dans les centres d’appels téléphoniques occupés. Les entreprises et les particuliers peuvent économiser de l’argent sur le loyer des bureaux et accéder à des bureaux sur la route en utilisant le hot desking. Les risques associés au hot desking incluent la sécurité informatique et les maladies infectieuses.
En règle générale, les espaces de bureau utilisés pour les bureaux partagés disposent d’équipements déjà disponibles pour l’utilisateur du bureau. Certains espaces de bureaux temporaires disposent d’ordinateurs et de téléphones, tandis que d’autres disposent simplement d’une liaison de données ou d’une connexion Internet pour les dirigeants d’entreprise qui travaillent avec leur propre équipement informatique. Certains employés de bureau hot desk utilisent le même espace à plusieurs reprises, mais ils partagent le bureau avec d’autres employés et retirent leurs outils et objets personnels lorsqu’ils y vont. Les bureaux qui offrent ce type d’espace temporaire offrent généralement également un espace serveur ou un espace de stockage personnel.
Les avantages du hot desking incluent des coûts de bureau réduits, des opportunités de mise en réseau et l’accès à un espace de bureau privé réservé loin de chez vous. Étant donné que l’employé moyen est à son bureau moins d’un tiers du temps, les entreprises peuvent bénéficier de l’utilisation du hot desking dans leur main-d’œuvre car elle utilise des bureaux inoccupés. Certaines entreprises n’utilisent des bureaux partagés que pendant les périodes de pointe lorsqu’elles embauchent une main-d’œuvre temporaire supplémentaire.
Les espaces de bureau partagés avec des ordinateurs partagés, des dispositifs d’interface informatique et des téléphones peuvent servir de refuges pour les virus et les bactéries qui causent des maladies comme le rhume et la grippe. Avec de nombreux utilisateurs utilisant un poste informatique, si l’ordinateur n’est pas sécurisé et entretenu avec soin, les virus peuvent compromettre la sécurité de chaque utilisateur sur le poste de travail. Les espaces de bureaux partagés à fort trafic comme ceux que l’on trouve dans les centres d’appels très peuplés peuvent être particulièrement sensibles à la propagation des maladies.
La meilleure façon de gérer la prévention des maladies dans un espace de bureau partagé est que l’utilisateur désinfecte tout ce qu’elle touche fréquemment avant de commencer le quart de travail. Désinfecter un espace de bureau peut être aussi simple que de frotter les surfaces du bureau et de la chaise que l’utilisateur contacte fréquemment, ainsi que le téléphone, le clavier et la souris. Un essuyage désinfectant d’un bureau partagé peut être effectué avec un spray désinfectant ou de l’alcool à friction sur un chiffon propre. Les équipements partagés comme les casques doivent avoir au moins leurs écouteurs et leur embout buccal désinfectés avec de l’alcool à friction avant utilisation. Il est plus sûr pour une hot desk de fournir son propre casque dans la mesure du possible.