L’approvisionnement en technologie est un terme utilisé pour décrire l’achat d’équipement basé sur la technologie pour une entreprise ou une organisation. Il existe de nombreux types de technologies, mais ce terme s’applique presque exclusivement aux achats liés à l’informatique et aux technologies de l’information. L’approvisionnement en technologies de l’information comprend quatre types de produits : les logiciels, le matériel, les services de conseil et les services d’assistance ou de maintenance. Les détails pour chaque type de produit diffèrent et doivent être gérés avec soin. Les produits de technologie de l’information sont sujets à des changements presque constants, ce qui nécessite une attention particulière pour garantir l’obtention du meilleur rapport qualité-prix.
Le concept principal de l’approvisionnement technologique est qu’une planification, une programmation et des achats groupés avancés se traduiront par des économies de coûts et une opération commerciale plus efficace. Ceux-ci conduisent à une rentabilité accrue. Les achats groupés, la livraison juste à temps, les prix de gros négociés et les clauses de renouvellement en fin de vie sont tous essentiels dans l’approvisionnement technologique.
Les achats de technologies qui sont effectués selon les besoins sont nettement plus coûteux que les achats groupés. Par exemple, une imprimante de bureau peut avoir un prix de détail de 200 USD. Cependant, un grossiste peut vendre cinq des mêmes imprimantes de bureau pour 125 USD chacune. Sur la base des budgets soumis, une entreprise peut demander aux départements de travailler avec la centrale d’achat pour combiner leurs dépenses prévues pour des produits spécifiques.
Ce processus fonctionne mieux dans une organisation qui s’engage à réduire les coûts. Les problèmes concernant les dates de livraison, la conformité des contrats et les problèmes de service client doivent être résolus en interne avant de conclure un contrat. L’achat groupé consiste à combiner les besoins totaux en ressources de différents départements et à créer un seul bon de commande. Les départements peuvent être physiquement situés dans une gamme de bâtiments, avec les dates de livraison, les quantités et les conditions indiquées dans le bon de commande.
La livraison juste à temps est un élément central de l’approvisionnement technologique. Dans ce modèle, le coût du stockage est supporté par le fournisseur. Ce type d’exigence de livraison est généralement associé à des achats groupés, ce qui permet de réduire les coûts de stockage. Le service des achats est responsable de s’assurer que les quantités achetées de matériaux sont prêtes et disponibles pour la livraison aux dates et heures spécifiées.
La tarification en gros et la négociation sont très importantes lors de l’achèvement de l’approvisionnement en technologie. Les organisations qui combinent la quantité totale requise pour une période spécifique peuvent obtenir des prix inférieurs, en fonction d’un volume spécifique d’activité d’achat. Les négociations sont généralement menées à bien par le directeur des achats ou l’agent d’achat principal.
La technologie a généralement un cycle de vie utile de trois ans. La manière dont ces matériaux sont gérés et redéployés est une considération importante. Dans la plupart des entreprises, ce cycle de vie court conduit souvent les entreprises à louer du matériel informatique. Le bail comprend une évaluation de la valeur du produit à la fin du bail. Les matériaux sont retournés à la société de leasing et le nouvel équipement acheté, généralement pour les mêmes paiements mensuels.