L’inventaire perpétuel est une méthode de conservation des enregistrements d’inventaire qui repose sur la mise à jour de ces enregistrements en temps réel. En conséquence, les informations sont toujours à jour, fournissant un reflet précis des marchandises actuellement disponibles. Cela contraste avec d’autres systèmes qui reposent sur un comptage périodique des stocks pour déterminer la quantité totale de marchandises en stock. La méthode d’inventaire perpétuel est extrêmement populaire dans les environnements de vente au détail où les informations en temps réel sur l’état des stocks sont précieuses pour maintenir des stocks adéquats d’articles les plus vendus.
Dans une entreprise qui utilise un inventaire permanent, chaque fois que des marchandises sont reçues, elles sont immédiatement entrées en inventaire. Un service d’expédition et de réception ouvre les articles entrants, les numérise dans l’inventaire et confirme que les commandes sont exactes. Si des écarts, tels que des éléments sur la facture qui ne sont pas dans la boîte, sont découverts, ils sont notés afin qu’un litige puisse être déposé auprès de la société qui a exécuté la commande.
Lorsque les marchandises sont vendues en rupture de stock, elles sont immédiatement déduites du registre d’inventaire pour montrer qu’elles ne sont plus disponibles. De nombreux registres d’inventaire perpétuels sont conçus pour s’intégrer à un système de point de vente. Cela permet d’ajuster automatiquement les décomptes dans l’enregistrement d’inventaire au moment d’une vente.
L’avènement des systèmes d’inventaire informatisés dans les années 1970 a fait de l’inventaire perpétuel une méthode réaliste de suivi des stocks. De nombreux systèmes génèrent des statistiques, permettant aux utilisateurs de voir combien de temps les articles restent en stock, de suivre les articles qui se vendent rapidement et d’examiner d’autres données qui peuvent être importantes pour prendre des décisions de commande. Il est également possible de configurer des commandes récurrentes ou des déclencheurs automatiques, comme une commande qui sera envoyée automatiquement lorsque le stock d’un article populaire descend en dessous d’un certain montant.
Des écarts peuvent se développer entre les enregistrements de l’inventaire permanent et les articles réels en rayon. L’inventaire peut être perdu, volé ou endommagé, et les employés peuvent faire des erreurs lors de la numérisation des articles dans l’inventaire ou de la vente d’articles. Les entreprises qui utilisent cette méthode prévoient généralement de réserver une journée d’inventaire toutes les quelques années pour fermer le magasin et parcourir l’intégralité de l’inventaire pour l’aligner sur les enregistrements. Les entreprises ayant des taux de perte élevés dus au vol peuvent effectuer un inventaire manuel plus souvent pour maintenir leurs dossiers aussi à jour que possible. Les ajustements apportés à l’inventaire peuvent également être utilisés pour générer des statistiques; un programme peut montrer, par exemple, qu’un article est volé plus souvent qu’il n’est vendu.