Un groupe d’approvisionnement est une équipe d’individus au sein d’une organisation ou d’une entreprise investie de l’autorité et de la responsabilité d’acheter ou d’obtenir un produit ou une série de produits donnés. Le groupe d’approvisionnement peut être composé d’individus de différents départements au sein d’une organisation, de sorte que chaque individu peut représenter les besoins du personnel au sein de ce département et peut aider au processus de prise de décision. Le groupe peut également inclure des personnes disposant de l’autorité budgétaire et des personnes expertes dans le type de matériel acheté. Par exemple, si de nouveaux ordinateurs sont achetés, un représentant du service qui utilise les ordinateurs peut travailler avec le service informatique de l’entreprise dans le cadre d’un groupe d’approvisionnement.
La responsabilité du groupe peut commencer par l’identification d’un besoin qui doit être satisfait. Par exemple, certains groupes évalueront la situation informatique dans l’entreprise pour déterminer si et quand de nouveaux ordinateurs doivent être achetés. Dans d’autres cas, cependant, le groupe d’approvisionnement n’est pas constitué tant qu’une demande n’a pas déjà été identifiée, et le groupe est simplement chargé de choisir les produits appropriés pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Le groupe d’approvisionnement fait ensuite des recherches pour déterminer quel produit répondra le mieux aux besoins de l’entreprise. Cela peut impliquer des contacts avec les vendeurs, ainsi que la participation à des salons professionnels ou l’échantillonnage de produits pour déterminer si ces produits sont efficaces ou non. Cela peut également impliquer de faire des recherches en personne et en ligne sur les prix, le service client, la qualité du produit et d’autres variables qui déterminent si un produit donné serait un bon achat ou non.
Le groupe peut avoir un budget fixe dans lequel il doit travailler. Le groupe devra en tenir compte, ainsi que d’autres paramètres définis par les responsables de l’entreprise. Il devra alors prendre une décision ou une recommandation sur la base des recherches qu’il a effectuées et du budget et des contraintes qui lui sont imposés.
Les groupes d’approvisionnement peuvent être chargés d’effectuer l’achat et/ou d’obtenir des contrats d’achat avec le producteur ou le fournisseur de leur choix. Ils peuvent également faire des recommandations sur ce qui doit être acheté ou acheté, et un autre département ou division peut alors effectuer l’achat final. Certains groupes d’approvisionnement ont l’autorité finale tandis que d’autres doivent consulter un cadre supérieur ou une personne au sein de l’entreprise avant de pouvoir effectuer un achat ou un contrat de vente de biens.