L’étiquette téléphonique professionnelle n’est pas particulièrement compliquée, bien qu’elle soit certainement importante, et de nombreuses règles qui s’appliquent à une étiquette téléphonique appropriée pour les appels personnels peuvent s’appliquer aux appels professionnels. Il existe cependant certaines exceptions et une personne ne devrait généralement pas démontrer la familiarité lors d’un appel professionnel qu’elle pourrait montrer en parlant à des amis. En général, quelqu’un doit parler clairement dans le combiné, être poli au téléphone et également remercier l’autre personne pour son temps à la fin d’un appel, le cas échéant. L’étiquette du téléphone professionnel prend également généralement en considération les rôles de chaque personne au téléphone, car un employeur lors d’un appel peut avoir des obligations différentes de celles d’un employé.
Il n’y a pas nécessairement de règles strictes pour couvrir tous les éléments de l’étiquette du téléphone professionnel, mais il existe quelques directives générales qui peuvent être prises en compte lors d’un appel professionnel. Cependant, bon nombre de ces conseils dépendent en grande partie du rôle de chaque personne lors d’un appel téléphonique. Par exemple, si quelqu’un appelle pour parler à un employeur potentiel d’un entretien d’embauche ou s’adresse à son patron, différents rôles de pouvoir sont en place. Une personne est dans une position subordonnée à l’autre et doit faire particulièrement attention à rester respectueuse et polie pendant l’appel.
La personne en position de pouvoir lors d’un appel téléphonique professionnel n’est peut-être pas aussi tenue d’observer certains aspects de l’étiquette du téléphone professionnel, bien qu’il soit généralement considéré comme poli de le faire. La politesse, en général, est un aspect fondamental de l’étiquette d’un téléphone professionnel et une personne qui passe un appel professionnel doit s’assurer de rester polie et respectueuse envers l’autre personne. Quelqu’un qui appelle une autre personne pour un appel professionnel doit également se présenter, qu’il s’agisse d’un bref identifiant pour quelqu’un qui appelle une autre personne avec laquelle il est familier, ou d’une introduction plus formelle pour un premier appel.
Une bonne étiquette téléphonique professionnelle comprend également généralement une personne remerciant l’autre pour son temps à la fin d’un appel, encore une fois souvent dictée par les positions de pouvoir de chaque personne lors de l’appel. Une bonne directive générale consiste à essayer de traiter une autre personne comme elle aimerait être traitée lors d’un appel téléphonique. Quelqu’un ne devrait généralement pas mettre une autre personne en attente pendant un appel téléphonique professionnel important, car cela peut indiquer que quelque chose d’autre est plus important que l’entreprise menée par téléphone. Parler clairement est également un aspect important de l’étiquette du téléphone professionnel pour éviter les problèmes de communication, et est particulièrement vital pour les conférences téléphoniques ou les appels passés sur un téléphone à haut-parleur.