Pour les Occidentaux, les règles de l’étiquette des affaires japonaises peuvent sembler directement contredire les coutumes de leur propre pays. Cependant, les subtilités de l’étiquette des affaires sont prises très au sérieux au Japon, et un homme d’affaires en visite doit donc comprendre et respecter scrupuleusement ces points ou risquer de mettre en danger son affaire. De nombreuses règles de l’étiquette des affaires japonaises sont basées sur l’apparence personnelle et le langage corporel. Il est également important de comprendre les coutumes entourant la disposition des sièges, la consommation de boissons et l’offre de cartes de visite et de cadeaux.
Les hommes d’affaires japonais apprécient une apparence personnelle professionnelle. Ainsi, les visiteurs d’affaires devraient éviter les vêtements décontractés et choisir plutôt des costumes propres et bien taillés dans des couleurs sombres et unies. Généralement, les femmes devraient opter pour un costume avec une jupe plutôt qu’un tailleur-pantalon. Tous les visiteurs doivent porter des chaussures qui s’enlèvent facilement, car on leur demandera probablement fréquemment d’enlever leurs chaussures lorsqu’ils entrent dans les bâtiments.
Les règles de l’étiquette des affaires japonaises sont également étroitement liées au langage corporel. Un contact visuel prolongé peut être considéré comme offensant, donc un visiteur ne devrait pas être surpris si son hôte semble éviter de le regarder directement. En outre, de nombreux hommes d’affaires japonais considèrent qu’il est impoli de dire non directement, et ils peuvent ainsi accepter quelque chose qu’ils ne souhaitent pas vraiment consentir. Par conséquent, il est important d’analyser le langage corporel de son hôte pour comprendre sa véritable intention. En outre, les visiteurs doivent suivre l’exemple de leur hôte en offrant une salutation, lui permettant de décider s’il souhaite s’incliner ou se serrer la main.
La disposition des sièges lors des réunions et des dîners est une autre facette importante de l’étiquette des affaires japonaises. En règle générale, les visiteurs ne devraient pas s’asseoir tant qu’on ne leur a pas indiqué où s’asseoir. Le membre le plus haut placé de l’entreprise hôte occupera généralement le siège principal d’une table. Les autres membres du cabinet et les visiteurs sont alors assis en fonction de leur ancienneté.
Que ce soit lors d’une réunion ou d’un dîner d’affaires, la consommation de boissons est également imposée par les règles de l’étiquette des affaires japonaises. En règle générale, un invité ne doit pas verser sa propre boisson, mais doit plutôt attendre que quelqu’un d’autre la lui verse. De plus, il ne doit pas boire dans son verre tant que le membre le plus haut placé de l’entreprise hôte n’a pas bu une gorgée de son verre.
L’offre de cartes de visite et de cadeaux est également importante pour l’étiquette des affaires japonaises. Les cartes de visite doivent être passées et acceptées à deux mains, et un visiteur doit prendre soin d’admirer visiblement chaque carte qu’il reçoit. De plus, il doit éviter d’écrire ou de modifier la carte de quelqu’un d’autre. Les hôtes d’affaires offrent souvent à leurs visiteurs des cadeaux qui peuvent avoir un rapport avec la ville ou la région dont ils sont originaires. Il est considéré comme une bonne étiquette pour un visiteur de recevoir son cadeau avec beaucoup d’enthousiasme et de gratitude, quels que soient ses véritables sentiments à propos de l’article.