Une demande d’informations (RFI) est un document émis par des agences gouvernementales ou des entreprises. Comme son titre l’indique, le document sert à demander des informations au public afin d’aborder ou de se renseigner sur un problème particulier. La RFI pourrait être considérée comme un test décisif pour déterminer si les services et les biens nécessaires sont disponibles sur le marché. Il est souvent utilisé pour les achats importants.
Par exemple, en 2006, l’Administration des mines, de la sécurité et de la santé (MSHA) a publié une RFI concernant l’équipement et la technologie de sauvetage. Le format de cette RFI contenait une explication claire de la RFI d’un organisme public et un bref résumé des informations demandées avec une description du problème concerné. Conformément à la Loi sur l’amélioration des mines et les nouvelles interventions d’urgence (MINER), les exploitants de mines de charbon souterraines sont tenus de soumettre un plan d’intervention d’urgence (ERP) à la MSHA. Ce plan doit détailler les interventions en cas d’urgence et la procédure à suivre pour aider les mineurs piégés sous terre dans les cas où l’évacuation est impossible. La RFI recherche spécifiquement des informations sur les méthodes permettant de fournir de l’air respirable dans de telles situations.
Il existe d’autres formats possibles pour une RFI. Dans l’ensemble, il doit informer le lecteur de l’objectif de l’organisation émettrice et de la manière dont elle envisage provisoirement de l’atteindre. En réponse à la RFI discutée ci-dessus, les fournisseurs de technologie d’équipement de sauvetage se disputeront l’opportunité de fournir à la MSHA les meilleures informations. Ces informations peuvent se présenter sous différents formats, y compris des commentaires et des données. La MSHA pourra non seulement collecter les informations qu’elle recherche, mais elle pourra également comparer les fournisseurs afin de choisir celui auprès duquel elle souhaite recevoir des équipements de secours.
La demande de proposition (RFP) et la demande d’offre (RFT) sont similaires à la RFI. Un appel d’offres est une demande spécifique pour les fournisseurs de soumissionner pour un service ou un contrat. Une réponse à une RFI nécessite des informations très spécifiques sur le fournisseur, telles que des informations sur l’entreprise, notamment des dossiers financiers et des capacités techniques. La demande de devis (RFQ) est utilisée à la place de la RFP lorsque le prix est le facteur déterminant dans le choix d’un fournisseur.
Un appel d’offres annonce les opportunités susceptibles de s’offrir aux fournisseurs. Dans certains pays, il est exigé que chaque opportunité commerciale soit annoncée par le biais d’un appel d’offres. Dans l’Union européenne (UE), par exemple, toute transaction commerciale supérieure à 200,000 XNUMX dollars américains (USD) doit faire l’objet d’un RFT.