La balance de vérification est une liste comptable qui montre les soldes de début et de fin de tous les comptes inclus dans l’ensemble de livres. Ce format de feuille de calcul permet d’évaluer si le total des débits pour la période citée est en équilibre ou non avec le nombre total de crédits générés pour la même période. Lorsqu’une véritable balance de vérification existe, le total des crédits et le total des débits seront égaux.
L’utilisation d’une balance de vérification pour qualifier l’état actuel des enregistrements comptables est utile de plusieurs manières différentes. L’une des choses les plus importantes que la préparation d’un tel solde permet d’atteindre est d’identifier rapidement et facilement lorsque les débits et les crédits ne sont pas égaux. En exécutant régulièrement ce type de solde, cela permet d’identifier rapidement une période comptable précise où un déséquilibre s’est produit et de le corriger rapidement.
Pour cette raison, de nombreuses entreprises choisissent d’exécuter une balance de vérification au moins une fois par mois. Selon le cycle de facturation utilisé par l’entreprise, la préparation de la feuille de calcul pour le solde sur une base bihebdomadaire peut s’avérer utile. Essentiellement, plus la période envisagée est courte, plus il est facile d’identifier l’origine du déséquilibre et de s’occuper de la situation avant qu’elle ne devienne un problème comptable majeur.
Dans de nombreux cas, toute différence entre les crédits et les débits qui apparaît dans une balance de vérification n’est rien de plus qu’une erreur de comptabilisation qui s’est produite à un certain moment au cours de la période considérée. Lorsque c’est le cas, l’erreur peut généralement être détectée facilement et un état d’égalité rétabli entre les débits et les crédits.
Une balance de vérification est particulièrement efficace pour aider à identifier une erreur de comptabilisation en double saisie. Souvent, la différence entre les crédits et les débits mènera rapidement à une écriture spécifique qui peut avoir été saisie par erreur dans deux colonnes ou comptes différents au sein de l’ensemble comptable.
Dans le même temps, la balance de vérification peut indiquer une inégalité créée par la saisie d’un crédit ou d’un débit sur le mauvais compte. Lorsque c’est le cas, la recherche de l’erreur peut prendre un peu plus de temps, car cela impliquera d’examiner chaque publication pour la période citée et de confirmer que la publication a eu lieu dans le bon compte et sous la bonne classification.
L’exécution de la balance de vérification est généralement un précurseur de la préparation d’autres documents financiers, tels qu’un état des revenus et dépenses. En s’assurant que tous les débits et crédits enregistrés au cours de la période sont corrects, la préparation des rapports et autres documents basés sur les données comptables est plus facile à accomplir.