L’une des bases de l’exploitation d’une entreprise est d’avoir un moyen de suivre l’argent qui est dû par les clients ainsi que de maintenir un registre précis de l’argent reçu des clients qui doit être appliqué aux montants qu’ils doivent actuellement. L’argent dû est connu sous le nom de comptes débiteurs. La plupart des entreprises ont un département dédié à ce domaine, et il est responsable de la création et de l’envoi des factures, de la réception et du traitement des paiements, et du suivi à la fois de l’argent disponible et de ce qui est encore dû.
L’objectif fondamental de la comptabilité est de garantir que toute entité fonctionnelle a une image concise de ce qui se passe financièrement à un moment donné. Un service des comptes débiteurs contribue à l’exactitude en partie en facturant les clients pour les services ou les biens rendus. En règle générale, c’est ce service qui se tient au courant des informations de facturation et des besoins de facturation personnalisés du client.
Un gros client, par exemple, peut bénéficier d’un pourcentage de remise sur les biens ou services qu’il achète chaque mois, en fonction du volume d’affaires réalisé avec l’entreprise. Le personnel des comptes clients conserverait ces informations de remise dans le cadre du profil de facturation de ce client, garantissant que toutes les factures adressées à ce client reflètent la remise appropriée. Souvent, ce service a une grande influence sur l’apparence de la facture, les informations incluses et la manière dont les informations sont organisées.
En plus de créer et de distribuer les factures aux clients, ce service est souvent chargé de recevoir les paiements sur ces factures et de s’assurer que l’argent est appliqué correctement. Alors que certains services ont tendance à imputer un paiement à un client et à l’appliquer à la plus ancienne facture impayée, il est plus courant qu’un paiement soit appliqué à une facture spécifique, même s’il ne s’agit pas de la plus ancienne facture impayée pour ce client. Cela permet aux membres du personnel d’identifier l’ancienneté des factures plus anciennes et de travailler avec le client pour résoudre tout problème susceptible d’empêcher le paiement de factures plus anciennes que les conditions de paiement standard.
Les comptes débiteurs travaillent également en étroite collaboration avec le volet comptes créditeurs du processus comptable. Tout comme les clients sont censés payer pour les biens et services rendus, l’entreprise est censée payer les factures impayées à ses fournisseurs en temps opportun. Il est important que les informations sur le montant des revenus utilisables soient disponibles avant que les paiements ne soient effectués. Avec ces données disponibles, le service des comptes fournisseurs est en mesure de planifier et d’effectuer des paiements au nom de l’entreprise.