I lavori di coordinatore di eventi speciali si trovano più frequentemente in hotel, resort, luoghi, stadi e arene sportive. Anche le società di produzione e arredamento a servizio completo, nonché i promotori di concerti, assumono spesso persone per ricoprire questo ruolo. Alcuni professionisti dell’evento pianificano funzioni aziendali, come cerimonie di premiazione, gala o viaggi incentive. Altri lavorano con persone che desiderano ospitare una relazione sociale, come un matrimonio o un bar mitzvah. Alcuni lavori del coordinatore di eventi speciali includono i preparativi per eventi pubblici e festival, a cui possono partecipare centinaia o migliaia di ospiti.
Le responsabilità di solito includono l’organizzazione di molti aspetti di una particolare funzione. Nella pianificazione di festival o concerti pubblici, ad esempio, è possibile assumere persone per promuovere e commercializzare questi eventi su larga scala. Altri requisiti possono includere l’assunzione di fornitori in outsourcing e intrattenimento. Le persone con posti di coordinatore di eventi speciali possono ottenere permessi per eventi, organizzare un parcheggio adeguato, coordinare i fornitori di alimenti e bevande e gestire altri dettagli logistici.
Alcuni altri tipi di lavori di coordinatore di eventi speciali includono la pianificazione e l’organizzazione di programmi aziendali. Ad esempio, viaggi di compagnie aeree, trasporti terrestri, alloggi in hotel, riunioni, ristoranti, tour fuori sede, attività di team building e feste a tema possono essere incorporati in questo tipo di occasioni. Il numero di partecipanti può variare da 20 a oltre 2.000. Molti lavori di coordinatore di eventi speciali orientati verso il mercato aziendale richiedono un diverso livello di conoscenza ed esperienza rispetto a quelli che si concentrano su celebrazioni sociali, come matrimoni e feste di compleanno.
Le decisioni dei clienti aziendali sui loro eventi sono generalmente influenzate dal marketing e dal marchio del prodotto, nonché dalle linee guida sul budget. Una riunione di vendita o incentivazione è spesso orientata al miglioramento o al mantenimento di un alto morale all’interno della forza lavoro e all’aumento della motivazione dei dipendenti. Quando i clienti pianificano eventi sociali, tuttavia, gli obiettivi sono significativamente diversi.
Quando una coppia decide di sposarsi e di pianificare il loro matrimonio, le decisioni si basano in gran parte sulle emozioni. Gli sposi possono anche essere preoccupati per ciò che i loro amici e la famiglia penseranno dell’evento come un’esperienza complessiva. Mentre i clienti aziendali sono generalmente meno interessati agli oggetti decorativi, come i fiori, tali dettagli possono essere la componente più importante per un cliente sociale.
Questi fattori possono spostare l’attenzione di un coordinatore di eventi a progettare elementi come trovare la tonalità perfetta del rosa per un centrotavola, in contrasto con le esigenze audiovisive di un incontro di lavoro su larga scala. Per questo motivo, i lavori del coordinatore di eventi speciali differiranno, a seconda del cliente e del tipo di partito o funzione coordinata. Indipendentemente dal cliente, tuttavia, le capacità comunicative interpersonali, nonché una spiccata capacità organizzativa, sono tra le caratteristiche più importanti per qualsiasi professionista della pianificazione di eventi.