Un sistema di risposta digitale, talvolta chiamato anche “segreteria telefonica digitale”, è un dispositivo elettronico collegato a un telefono di rete fissa allo scopo di registrare e memorizzare i messaggi del chiamante. Il dispositivo risponderà alle chiamate in arrivo, in genere dopo un certo numero di squilli, e indicherà quindi ai chiamanti di lasciare un messaggio. Li registra su un chip digitale, tenendo traccia della data e dell’ora esatte di ogni chiamata. I proprietari possono spesso accedere ai messaggi memorizzati da remoto, chiamando il dispositivo o talvolta tramite un sito Internet dedicato, e possono quasi sempre essere riprodotti anche sul dispositivo stesso. I sistemi di risposta digitale sono comuni sia a casa che in ufficio e in genere possono essere configurati con più caselle di posta per utenti diversi.
Meccanica di base
La tecnologia coinvolta è di solito abbastanza semplice. Alcuni ricevitori telefonici e stazioni base sono dotati di risposta digitale già incorporata, nel qual caso tutto ciò che l’utente deve fare è configurarlo. I dispositivi possono spesso essere acquistati anche in modo indipendente. In questi casi, la macchina deve essere collegata sia a una fonte di alimentazione che alla linea telefonica, direttamente o tramite un jack sulla stazione base del telefono stesso.
Un chip digitale è incorporato nel dispositivo ed è il luogo in cui vengono archiviati i messaggi. Molte delle prime segreterie telefoniche registravano messaggi su nastro, che potevano quindi essere riavvolti, riprodotti e registrati più e più volte. Il sistema digitale elimina la necessità del nastro e generalmente fornisce un servizio di archiviazione dei messaggi più affidabile. Di solito è molto più difficile riempire questo tipo di cassette postali, anche se è possibile. In questi casi il problema non sta esaurendo il nastro, sta esaurendo la memoria. Le persone che hanno questo problema spesso cercano modelli con più memoria o cercano modi per aggiornare la capacità del chip che già hanno.
Come è usato
Le persone possono utilizzare le segreterie telefoniche digitali sia a casa che in ufficio o in ambienti aziendali. In entrambi i casi, l’utente può in genere registrare un saluto in uscita personalizzato che i chiamanti sentiranno prima di poter lasciare un messaggio oppure il sistema di risposta fornirà una serie di scelte di saluto standardizzate. I sistemi per uso domestico sono spesso dotati di un numero di ricevitori con stazioni base più piccole che possono essere utilizzate in casa.
Molte unità hanno la capacità di creare caselle postali diverse per utenti diversi. Ad esempio, a un chiamante potrebbe essere richiesto di premere uno per lasciare un messaggio per Jim o due per lasciare un messaggio per Jessica. Questo tipo di sistema di risposta può essere utile per le famiglie numerose in cui i membri ricevono molti messaggi o per le piccole imprese con solo una manciata di dipendenti. Alcuni possono essere utilizzati solo con una linea telefonica, ma altri sono in grado di accettare chiamate in arrivo da due o più linee singole.
In ufficio, il sistema di risposta è spesso chiamato “messaggio vocale” e probabilmente comprenderà l’intero ufficio. I dipendenti in genere hanno ciascuno la propria casella di posta digitale a cui si accede più comunemente con un numero di interno derivato dal numero di telefono principale dell’azienda. Ai dipendenti viene spesso chiesto di registrare i propri saluti e di controllare regolarmente i messaggi dai loro telefoni individuali, a volte componendo i propri interni o ascoltando dalla stazione base.
Recupero dei messaggi
Le segreterie telefoniche digitali in genere indicano i nuovi messaggi con un segnale acustico, una luce lampeggiante o un numero illuminato che mostra quanti messaggi sono in attesa. Il modo più semplice per ascoltarli è premere il pulsante “play” sul dispositivo, ma di solito non è l’unica opzione. Molte segreterie sono accessibili da remoto semplicemente chiamando il proprio numero di telefono e digitando un codice preimpostato. Il sistema riprodurrà quindi i messaggi al telefono mantenendoli memorizzati sulla macchina per un successivo accesso. A seconda di come è stato configurato il sistema, gli utenti potrebbero anche essere in grado di visualizzare e filtrare i messaggi in attesa da un sito Web dedicato.
Distinguere la segreteria telefonica cellulare
Può esserci una certa confusione tra i sistemi di risposta digitale ei programmi noti come “posta vocale digitale”, che sono comuni con molti operatori di telefonia mobile e cellulare. I telefoni cellulari vengono spesso forniti con l’opzione dei servizi di segreteria telefonica, ma di solito questi non sono veri sistemi digitali perché non sono dispositivi tecnologici indipendenti. Piuttosto, sono aspetti del servizio telefonico di base. Questi tipi di messaggi vengono solitamente archiviati nel cloud o presso il fornitore di servizi e generalmente non sono permanenti.