Un registro delle passività è un registro finanziario detenuto dalle banche che documenta tutti i prestiti in essere della banca e che è direttamente collegato al suo registro generale. Poiché i prestiti sono il modo principale con cui le banche ottengono un profitto, il registro delle passività è una dichiarazione dei guadagni della banca allo stesso tempo. In passato, un libro mastro delle passività era costituito da schede contabili uniche per ciascun mutuatario con diverse colonne verticali che elencavano i dettagli del prestito, che potevano essere organizzati in un modulo di libro. Quando un prestito veniva estinto, il direttore della banca tracciava semplicemente una linea rossa attraverso la voce nel libro mastro. Molte banche a partire dal 2011 sono passate a un formato elettronico nel loro reparto prestiti per l’archiviazione dei dati del registro delle passività.
Quando un prestito viene rimborsato a una banca, la voce viene aggiornata sia nel libro mastro delle passività che nella sezione effetti scontati della contabilità generale della banca. Tenere traccia precisa di tale attività bancaria è noto come gestione delle passività ed è particolarmente importante per le banche multinazionali che prendono in prestito e prestano ad altre banche. In questo caso, il libro mastro delle passività viene indicato come un libro mastro delle passività potenziali e viene utilizzato per registrare ogni credito emesso da una banca estera o da un individuo alla banca che conserva i registri. Questo, quindi, rappresenta la passività potenziale della banca nei confronti dei suoi creditori commerciali esteri.
Le pratiche bancarie possono diventare piuttosto complesse in quanto le banche prestano ad altre banche oltre i confini nazionali o detengono attività di entità estere. Il registro delle passività diventa multistrato per accogliere questo. I crediti vengono prima raggruppati per banca o individuo nel libro mastro, quindi raggruppati in conti univoci. Ciascuno di questi account è ulteriormente suddiviso in regioni per città, provincia e paese di origine. Ciò rende più facile risalire nel libro mastro a una regione specifica dell’attività bancaria, come tutti i conti detenuti per società bancarie tedesche dalla banca di New York negli Stati Uniti. Questa informazione è considerata così importante che è regola generale che ogni settimana la banca generi un report per i suoi funzionari e contabili consociati estere sullo stato dei conti.
Il registro delle passività è l’esatto opposto del registro dei depositi che le banche tengono per tenere traccia dei depositi correnti effettuati e che sono disponibili. Mentre il registro dei depositi è una registrazione di quanto la banca deve ai suoi clienti, di solito si svolge molta più attività nel registro delle passività, poiché è il centro dell’attività della banca attraverso il suo dipartimento di prestito. Ciò è particolarmente vero se la banca è coinvolta in grandi transazioni aziendali invece di concentrarsi sui servizi ai consumatori locali.
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