Esistono molti tipi diversi di carte che le aziende e le società utilizzano per effettuare acquisti aziendali. Molte aziende hanno scoperto che il tipo di carta più vantaggioso ed economico da utilizzare per effettuare acquisti è una carta di acquisto. Questi tipi di carte sono dati ai dipendenti autorizzati che sono tenuti a seguire le regole che il loro datore di lavoro ha stabilito per quanto riguarda l’uso della carta. La maggior parte delle volte, le carte di acquisto vengono utilizzate per effettuare pagamenti ai fornitori di un’azienda. Le carte sono molto vantaggiose perché possono essere impostate con limiti di controllo del datore di lavoro e possono aiutare a ridurre i costi operativi.
Quando le aziende pagano i loro fornitori attraverso le tradizionali procedure procure-to-pay, molte volte, l’azienda pagherà di più per il processo o il costo della transazione rispetto all’articolo o agli articoli effettivamente acquistati. Questo è un modo molto inefficiente di gestire un’impresa. Le aziende che utilizzano le carte di acquisto sono in grado di risparmiare dal 55 all’80% sui costi di processo, rendendo le carte di acquisto un modo molto conveniente per pagare le forniture.
C’è una grande quantità di fornitori che offrono sconti alle aziende se utilizzano le carte di acquisto. Questo è uno dei motivi principali per cui le aziende utilizzano le carte di acquisto, poiché consentono loro di risparmiare notevoli quantità di denaro più volte durante il periodo di un anno. Poiché queste carte si tengono traccia di se stesse tramite registri online, le aziende sono in grado di ridurre i costi operativi diminuendo il numero di dipendenti all’interno di un reparto contabilità fornitori.
Poiché le aziende emettono carte di acquisto, la maggior parte le emetterà limiti di controllo del datore di lavoro. Questi limiti sono limiti che i dipendenti con le carte non possono superare. La maggior parte delle volte, i limiti saranno in relazione a quanto un dipendente può addebitare sulla carta su base giornaliera, settimanale o mensile. Anche se le carte di acquisto possono essere impostate con limiti di controllo del datore di lavoro, è sempre consigliabile far revisionare periodicamente la carta di ciascun dipendente; questo aiuta a garantire che le carte vengano utilizzate in modo appropriato.
Le carte di acquisto possono effettivamente essere ottenute in forma non plastica, come i numeri di conto virtuale. Dipende dalle esigenze di un’azienda su quale tipo di carta di acquisto sarà la più vantaggiosa. Prima che un’azienda inizi a utilizzare una carta di acquisto, dovrebbe assicurarsi che i suoi fornitori e le aziende con cui desidera condurre affari accettino le carte di acquisto come forma di pagamento. La maggior parte delle aziende accetterà le carte, ma un’azienda deve informare i propri fornitori che sta cambiando metodo di pagamento. Se un’azienda non informa i suoi fornitori, la maggior parte delle volte, i fornitori non accetteranno una carta di acquisto fino a quando non saranno stati autorizzati a farlo.
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