La fatturazione automatizzata è un’azione in cui la fatturazione di beni e servizi avviene senza la necessità di preparare la fattura a mano. Molti sistemi di fatturazione di questo tipo offrono la possibilità di generare e inviare copie elettroniche delle fatture ai clienti. L’utilizzo di questo tipo di software di fatturazione consente di gestire il processo di fatturazione con maggiore efficienza, facendo risparmiare tempo e denaro all’azienda.
Esistono diverse funzionalità comuni ai software di fatturazione automatizzata. Nella maggior parte dei casi, il software è progettato per consentire la creazione di profili cliente che contengono tutti i dati necessari per preparare con precisione la fattura. Questi dati includeranno il nome del cliente, l’indirizzo di fatturazione, il contatto di fatturazione e un indirizzo e-mail se la fattura deve essere inviata elettronicamente. Nella maggior parte dei casi, il programma di fatturazione automatizzata raccoglierà dati da altre fonti che hanno a che fare con l’utilizzo del cliente o consentirà l’inserimento manuale degli ordini una volta che sono stati evasi. I processi all’interno del sistema di fatturazione applicano quindi le tariffe appropriate per ciascun ordine e creano una fattura.
A seconda di come è configurato il sistema di fatturazione automatizzato, la fattura può essere stampata, insieme a una busta complementare, subito dopo la generazione della fattura. Tuttavia, è possibile configurare il software in modo che le fatture vengano stampate automaticamente a un’ora specifica del giorno. Ci sono anche alcuni esempi di software che spingeranno i macchinari a piegare la fattura, inserirla in una busta preindirizzata e sigillare la busta. Quando l’e-mail viene utilizzata come mezzo di consegna, il sistema può accelerare la consegna subito dopo aver generato la fattura o gestire il processo di e-mail in un momento specifico della giornata, un approccio che consente agli imprenditori di esaminare le fatture prima che vengano inviate.
I sistemi di fatturazione elettronica di questo tipo a volte includono la possibilità di ricevere e applicare pagamenti a fatture in sospeso. Ad esempio, le fatture e-mail possono contenere un collegamento incorporato che consente al cliente di effettuare il pagamento immediatamente dopo aver ricevuto e verificato la fattura. Invece di richiedere a una persona di ricevere il pagamento e di inserirlo manualmente nel database Contabilità clienti, il software riconosce il pagamento, lo applica al numero di fattura appropriato e detrae tale importo dal saldo del conto cliente.
La fatturazione automatizzata funziona molto bene con situazioni in cui un cliente ha un ordine permanente o è presente un pagamento ricorrente che deve essere richiesto su base settimanale o mensile. Con questa applicazione, il sistema può essere configurato per generare automaticamente fatture permanenti o ricorrenti ai clienti appropriati, eliminando così la necessità per uno o più dipendenti di dedicare ore a questa attività ripetitiva. Il risultato finale è che il personale può essere utilizzato per diverse funzioni, consentendo alla giornata lavorativa di essere più produttiva e quindi efficiente in termini di costi.
L’uso della fatturazione automatizzata è comune oggi con aziende di tutte le dimensioni. I tipi di attività che vanno dalle telecomunicazioni ai negozi al dettaglio online traggono vantaggio dall’uso di questo tipo di software. Risparmiando tempo e risorse all’azienda, le aziende sono in grado di contenere le spese e quindi rimanere più competitive.
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