Ci sono una serie di situazioni in cui una persona potrebbe aver bisogno di scrivere una lettera di esenzione. Ad esempio, potrebbe essere necessario spiegare perché un contribuente è esentato dal pagamento di determinate tasse locali, statali o federali. Inoltre, tale lettera potrebbe essere necessaria per far valere legalmente un’esenzione dalle vaccinazioni obbligatorie per legge o da altri requisiti legali a cui una persona ha un motivo valido per non adempiere. Sebbene ogni situazione possa richiedere informazioni leggermente diverse, il formato di una lettera di esenzione sarà sostanzialmente lo stesso indipendentemente dall’uso previsto. La lettera dovrebbe includere informazioni identificative di base, una spiegazione dell’obbligo legale e il motivo dell’esenzione e indicare chiaramente che l’autore sta rivendicando l’esenzione.
Quando si scrive una lettera di esenzione, il primo passo è assicurarsi che la corrispondenza sia indirizzata alla persona o all’agenzia appropriata. Le agenzie fiscali, ad esempio, possono avere molti uffici e indirizzi diversi che ricevono la corrispondenza dei contribuenti. Una semplice telefonata dovrebbe garantire l’indirizzo postale corretto e il nome della persona a cui deve essere indirizzata la lettera, se del caso.
La lettera stessa dovrebbe contenere le informazioni pertinenti dello scrittore, se non su carta intestata, come nome, indirizzo e indirizzo e-mail o numero di telefono. Dopo averlo adeguatamente affrontato, la lettera dovrebbe indicare a cosa si riferisce, come “esenzione dall’imposta sulle vendite” o “esenzione dalla vaccinazione”. Dovrebbe essere fornito anche un numero di identificazione fiscale o un numero di previdenza sociale in modo che il destinatario sappia quali dati sono interessati dall’esenzione.
All’interno del corpo di una lettera di esenzione, l’autore dovrebbe indicare qual è l’obbligo legale a cui chiede l’esenzione. Ad esempio, se l’obbligo legale è quello di pagare l’imposta sulle vendite, allora l’autore della lettera dovrebbe riconoscere che tale obbligo è l’oggetto della lettera e, quindi, l’esenzione. Dopo aver affermato quale sia l’obbligo legale, lo scrittore dovrebbe spiegare perché ha diritto a un’esenzione dall’obbligo. Se possibile, l’autore dovrebbe includere un riferimento a una fonte legale che gli dia diritto all’esenzione.
Oltre a spiegare l’obbligo legale e il motivo per cui lo scrittore ritiene di avere diritto all’esenzione, la lettera dovrebbe indicare chiaramente che lo scrittore sta rivendicando l’esenzione. Se l’esenzione è per un minore, come nel caso dell’obbligo di vaccinazione, allora lo scrivente deve includere il nome del bambino, il rapporto con il bambino, e far valere l’esenzione dei genitori per motivi religiosi, ad esempio. Dichiarare l’esenzione in una semplice frase alla fine della lettera dovrebbe chiarire al lettore che l’autore sta rivendicando l’esenzione.
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