In genere, una scheda kanban è un grafico fisico situato in un’area centrale di uno stabilimento di produzione. È progettato per mantenere gli obiettivi e le attività del progetto altamente visibili per tutti i membri del team. Le bacheche Kanban sono disposte in righe e colonne, con ogni colonna o riga che rappresenta un obiettivo, un progetto o un membro del team specifico. Schede o biglietti vengono inseriti in questo sistema a griglia per rappresentare passaggi o attività relative a ciascuno di questi obiettivi. I progetti semplici possono richiedere solo una dozzina di carte, mentre i progetti complessi possono coinvolgere centinaia di carte kanban.
Le schede Kanban sono uno strumento comune utilizzato nella produzione snella. Durante la produzione snella o just-in-time, le aziende si sforzano di ridurre al minimo gli sprechi in termini di materiali, attrezzature e tempo. I produttori che utilizzano questa strategia si concentrano sull’assicurare che ogni dollaro e minuto speso nella produzione si traduca in un profitto. Le bacheche Kanban, che prendono il nome da un termine giapponese per cartellone o cartello, aiutano queste aziende a ottimizzare la pianificazione e gli elenchi di attività.
Le carte utilizzate sulle schede kanban sono spesso codificate a colori in modo che i membri del team possano facilmente ordinare le attività. I lavori ad alta priorità possono essere scritti su cartellini rossi, ad esempio, mentre un dipendente specifico può cercare cartellini verdi per trovare le sue responsabilità. Le carte possono essere autoadesive o possono essere inserite negli slot incorporati in ciascuna scheda. Man mano che le attività vengono completate o modificate, la carta viene rimossa dal tabellone o posizionata in una sezione separata. È possibile aggiungere nuove attività in qualsiasi momento semplicemente aggiungendo una nuova scheda.
Alcune aziende utilizzano schede kanban virtuali invece di quelle fisiche per facilitare la comunicazione. I produttori si affidano a speciali software di pianificazione del progetto per creare queste schede, che spesso assomigliano molto alle loro controparti fisiche. Gli utenti possono aggiungere o rimuovere attività con un clic del mouse o persino trascinare e rilasciare le carte in diverse parti della lavagna. Questo tipo di applicazione rappresenta un modo efficace per i membri del team in luoghi diversi di lavorare insieme su un progetto.
Le schede Kanban sono progettate per eliminare i blocchi stradali nella produzione e mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina. Servono come promemoria continuo dei compiti che dovrebbero essere completati per raggiungere gli obiettivi dell’azienda. I dipendenti non vengono lasciati confusi o poco chiari sull’ordine in cui devono essere eseguite le attività, quindi sono meglio attrezzati per svolgere il proprio lavoro. Come la produzione snella, le schede kanban sono progettate per eliminare gli sprechi e massimizzare la produttività e il profitto.