Esistono dozzine di programmi software per riunioni web, ma ognuno ha i suoi vantaggi e svantaggi. Ad esempio, alcuni programmi consentono il co-browsing, il supporto audio avanzato e il trasferimento di file da un computer a un altro. Qualcosa di più importante delle caratteristiche funzionali, tuttavia, è la compatibilità del sistema operativo. Esistono programmi software per riunioni web per
Microsoft®, Linux® e Mac OS®, alcuni dei quali non sono cross-compatibili. Infine, questi programmi possono essere gratuiti o pagati con canoni una tantum o mensili e la quantità di persone che utilizzano il programma contemporaneamente è limitata.
Alcuni tipi di software per riunioni Web sono più ricchi di funzionalità di altri. Il co-browsing, ad esempio, è una funzionalità popolare che consente all’utente del computer principale di fare clic su un collegamento a un sito Web e a tutti i partecipanti alla conferenza vengono mostrati i risultati. Alcuni programmi consentono anche il trasferimento di file senza dover uscire dalla riunione Web perché l’interfaccia è progettata per inviare rapidamente i file. Una caratteristica sempre più richiesta è la compatibilità con gli smartphone, che consente a un individuo di partecipare a una riunione web video tramite telefono cellulare.
Non tutti i software per riunioni Web sono compatibili con tutti i sistemi operativi dei computer. Se l’organizzatore della riunione sceglie un programma solo Microsoft®, tutte le persone con Mac OS® e Linux® sono escluse dalla riunione a causa dell’incompatibilità del sistema. Tuttavia, molti programmi software per riunioni online sono compatibili con i più diffusi sistemi operativi per computer, come Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® e IBM Lotus Sametime Unyte®.
Sebbene alcuni programmi software per riunioni Web siano disponibili gratuitamente, molte aziende scelgono di addebitare il servizio. A volte le tariffe sono strutturate in modo tale che le piccole aziende con pochi dipendenti paghino molto meno delle aziende che desiderano tenere conferenze con centinaia di persone. Ad esempio, una conferenza illimitata con 15 persone potrebbe costare un terzo del costo di una conferenza con 100 persone. Queste tariffe non sono sempre immediatamente disponibili e un preventivo personalizzato può essere ottenuto chiamando o inviando un’e-mail all’azienda.
Trovare un programma software per riunioni Web economico in grado di gestire tutti i sistemi operativi e con tutte le funzionalità desiderate può essere un compito arduo. In generale, un software molto raffinato con buone caratteristiche e un’elevata capacità non ha un costo contenuto. Questo costo potrebbe essere compensato da viaggi ridotti, poiché l’azienda non dovrà più inviare dipendenti a centinaia di miglia di distanza e rimborsarli per il biglietto aereo, il cibo e l’alloggio.