Lo scambio elettronico di dati è uno strumento utilizzato per facilitare il passaggio di dati tra due sistemi separati. Esistono diverse regole e protocolli che circondano questo tipo di scambio di dati che devono essere coordinati in anticipo. Il motivo più comune per impostare uno scambio di dati elettronici è fornire un modo sicuro ea basso costo per fornire informazioni sensibili a un cliente oa un partner commerciale. Questo tipo di trasferimento di dati si trova spesso nei settori bancario, governativo o in altri settori in cui è richiesta una grande quantità di dettagli.
Per creare uno scambio elettronico di dati, il fornitore e il destinatario devono comunicare frequentemente. Questo tipo di progetto richiede in genere da quattro a sei settimane di impegno dedicato da entrambe le parti per essere completato. Ciascuna parte dovrebbe creare un team di progetto che includa uno sviluppatore o un programmatore esperto del software che riceverà o trasmetterà il file di dati. Inoltre, il personale addetto alla sicurezza o all’infrastruttura è spesso tenuto a determinare come verranno scambiate le informazioni e quali protocolli di sicurezza devono essere messi in atto, da entrambe le parti.
Il primo passo nello sviluppo di uno scambio elettronico di dati è identificare il formato e il layout del file da trasmettere. Ciò include i dati esatti che verranno forniti nel file, la data di validità e la frequenza di invio del file. Ad esempio, un file di dati di libri acquistati da una biblioteca da un editore deve includere il numero di identificazione, la quantità, l’importo, la valuta, la data di acquisto, il numero di conto del cliente e un identificatore di file univoco. Il formato può variare, ma spesso è costituito da valori separati da virgola (CSV) o testo (TXT).
Una volta confermato il formato, è necessario rivedere il layout dei dati. In uno scambio elettronico di dati, il file viene in genere caricato direttamente in un sistema informatico. È necessario un programma per tradurre ogni colonna di dati nel file nel campo corretto. Questa traduzione richiede spesso molto tempo, specialmente per il primo file. Una volta stabilito un modello, il processo si muove molto più velocemente.
La sicurezza del file e l’accesso ai diversi sistemi è il prossimo problema che deve essere affrontato. Questo è più comunemente ottenuto attraverso la creazione di un sito di trasferimento file o FTP. Questo sito è in realtà solo un’unità di rete accessibile tramite Internet. Un nome utente e una password vengono forniti al mittente, che può quindi caricare il file come richiesto. Il destinatario viene informato che un file è disponibile ed è quindi in grado di scaricare il file dal sito e caricarlo nel sistema principale.