Il Data Reference Model (DRM) è scritto in Extensible Markup Language (XML) al fine di creare una facile condivisione di dati tra sistemi informatici incompatibili tra le agenzie federali statunitensi. È stato creato per conformarsi a una sezione dell’E-Government Act del 2002, che richiede la standardizzazione di tutti i dati immessi dalle agenzie governative. È stato stabilito che i dati siano descritti, organizzati e classificati in modo tale da rendere facile il recupero delle informazioni immesse da qualsiasi agenzia. Ciò elimina la necessità per ogni agenzia di mantenere un proprio database separato contenente più duplicati di dati archiviati nei database di altre agenzie. Consente inoltre ai manager la flessibilità di visualizzare i dati necessari per il processo decisionale, generati dalle specifiche delle query di ricerca.
La Federal Enterprise Architecture che ospita il Data Reference Model ha altri quattro modelli di riferimento in uso. Tutti questi modelli di riferimento sono costruiti in una struttura operativa comune, condividendo sintassi e vocabolario comuni per facilitare la condivisione delle informazioni. Ci sono tre principali aree di standardizzazione nel DRM che promuovono un facile recupero: descrizioni dei dati, categorizzazioni dei dati con i loro contesti di accompagnamento e meccanismi di accesso e scambio per la condivisione dei dati. Questi standard aiutano a ridurre la possibilità di ricerche inefficaci, in modo che una ricchezza di informazioni di qualità possa rispondere a qualsiasi domanda. Questo modello di categorizzazione consente anche un’analisi affidabile dei dati tra agenzie.
Comunità di interesse (COI) è un termine di sicurezza nella tecnologia dell’informazione e nel DRM federale i dati vengono raccolti da un COI e immessi nel data warehouse combinato da governi internazionali, federali, statali e locali per la condivisione. I COI possono anche essere enti, istituzioni o fondazioni non governative, sia pubbliche che private. Questi team di sicurezza, utilizzando gli standard DRM, possono condividere le proprie conoscenze con altre agenzie federali e ricevere informazioni dalle stesse. Quando un nuovo COI viene aggiunto al sistema DRM, esistono strumenti di sistema che possono utilizzare per inserire descrizioni, contesti e categorie di dati, in modo che tutte le agenzie possano comprendere e includere i nuovi dati per query future.
I dati condivisi, in questa metodologia del modello di riferimento dei dati, sono dati che possono avere rilevanza e importanza per qualsiasi attività svolta al di fuori delle responsabilità di una particolare agenzia. In attività o collaborazioni tra agenzie, questo accesso immediato con standard di facile utilizzo consente comunicazioni rapide e implementazioni di problemi aziendali governativi. Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti ha una propria struttura DRM, sviluppata prima dell’inclusione di un DRM nella Federal Enterprise Architecture come uno dei cinque modelli di riferimento. Anche altre comunità civili e di intelligence hanno aperto l’accesso alla condivisione dei dati attraverso le linee di confine dell’agenzia utilizzando il modello di riferimento dei dati.