Il software di monitoraggio del tempo, noto anche come software per schede attività, è un tipo specializzato di software di contabilità utilizzato per mantenere le schede attività per ogni persona all’interno di un’azienda. L’utilizzo del software spesso rende più facile per i dipendenti e la direzione tenere traccia del loro tempo al lavoro. Ciò aiuta a mantenere più facilmente i record come il monitoraggio del tempo di compensazione, il monitoraggio del tempo di ferie e il monitoraggio delle assenze per malattia.
Questo tipo di software consente ai dipendenti di inserire il proprio tempo nel programma, dove può essere approvato o rifiutato dai supervisori o dai project manager. Rende il processo di monitoraggio del tempo di un dipendente più rapido e semplice, oltre a semplificare la pianificazione di altri progetti.
Il software di monitoraggio del tempo è disponibile in molte forme. Il software stand alone, ad esempio, può essere utilizzato solo per registrare schede attività e per generare report. Le aziende più piccole potrebbero scoprire che questo è l’unico programma necessario per portare a termine il lavoro.
Per le aziende più grandi, è disponibile un software che si integra in un sistema contabile. Questo tipo di software di monitoraggio del tempo funziona con i dati che vengono inseriti direttamente negli account aziendali. Il vantaggio di questo metodo è che il software di monitoraggio può essere collegato al libro paga e semplificare quella parte del business. Il software integrato in un sistema di fatturazione può essere utilizzato anche per generare fatture. Viene in genere utilizzato da appaltatori e professionisti, come gli avvocati, perché semplifica la fatturazione del tempo ai clienti.
Alcune versioni del software di monitoraggio del tempo sono integrate nei sistemi di gestione dei progetti. In questo modo, il software può essere utilizzato per aiutare a rappresentare graficamente il lavoro e il tempo spesi per ogni progetto o attività. Questo tipo di sistema è utilizzato da aziende che hanno grandi progetti che possono richiedere molti mesi per essere completati.
Se è necessario tenere traccia del tempo, è importante che il software si muova alla stessa velocità della persona che lo utilizza. Inoltre, i migliori programmi consentono all’utente di integrare i sistemi, che vanno dalla fatturazione al monitoraggio delle spese alle liste di “cose da fare”. Il software di monitoraggio del tempo dovrebbe anche consentire un monitoraggio accurato del tempo con rapporti flessibili. La maggior parte dei sistemi consente all’utente di personalizzare i report determinando quali informazioni sono importanti per un particolare lavoro o progetto.
Informazioni accurate sui progressi possono aiutare l’individuo o l’azienda a identificare le aree di interesse, nonché le attività che richiedono troppo tempo per essere completate in un determinato momento. Nel caso del monitoraggio del tempo dei dipendenti, consente all’utente di vedere quali dipendenti utilizzano il loro tempo in modo più efficiente e quali necessitano di miglioramenti.