Il software di gestione della conoscenza è uno strumento, o un insieme di strumenti, utilizzato per raccogliere, organizzare, condividere e rivedere elettronicamente le informazioni aziendali tra una varietà di utenti. Il concetto di gestione della conoscenza (KM) si è sviluppato negli anni ‘1990 quando le aziende hanno lottato con modi efficaci per gestire e recuperare le informazioni aziendali. Sono stati sviluppati sistemi di gestione dei contenuti aziendali, insieme a specifici software di gestione della conoscenza per facilitare la raccolta e la distribuzione della conoscenza. Attualmente esistono centinaia di diversi strumenti software KM, ciascuno progettato per un tipo specifico di attività.
Diversi gruppi come il servizio clienti, la tecnologia dell’informazione (IT), la vendita al dettaglio, la scienza, l’ingegneria, il governo e l’istruzione potrebbero aver bisogno di software di gestione della conoscenza specializzato. Ad esempio, alcuni software KM gestiscono le informazioni su clienti o clienti, per migliorare le vendite e l’assistenza clienti. Un altro tipo può raccogliere informazioni sulle competenze, i talenti, l’istruzione e la formazione aziendale dei dipendenti, per attingere a competenze che potrebbero essere passate inosservate in passato. Alcuni strumenti gestiscono il flusso di lavoro, forniscono formazione o standardizzano i processi attraverso istruzioni o manuali passo dopo passo.
La gestione della conoscenza inizia con il processo di raccolta delle informazioni disponibili. Documenti cartacei, e-mail, file .pdf o di elaborazione testi, disegni o grafica, contenuti web, documenti scritti a mano, microfilm o microfiche e file digitali sono tutti input possibili. La conoscenza di un esperto in materia può anche essere scritta e aggiunta alla base di conoscenza. Strumenti speciali possono convertire vari input di informazioni in un formato standard e migliorare la qualità della documentazione risultante. Il set di conoscenze risultante viene solitamente archiviato in un potente database.
Una volta raccolte le informazioni, vengono utilizzati altri strumenti software di gestione della conoscenza per gestire le informazioni. Documenti e file possono essere collegati, indicizzati e classificati in modo da essere facilmente scansionati e accessibili tramite strumenti di recupero. Alcune informazioni potrebbero richiedere il controllo della versione in modo che gli utenti siano sicuri di utilizzare solo le informazioni più aggiornate, mentre le versioni precedenti vengono archiviate. Gli strumenti KM consentono a più utenti di collaborare alla creazione di informazioni e alla gestione di un processo di revisione e approvazione. Altre funzionalità possono includere controlli di accesso, capacità di archiviazione e recupero e conversione in vari tipi di output.
Ci sono molti vantaggi per le aziende derivanti dall’utilizzo di software di gestione della conoscenza. Riduce la necessità per le aziende di gestire e archiviare grandi quantità di carta o record in vari formati con vari requisiti di archiviazione. Le informazioni possono essere recuperate più velocemente, da una più ampia varietà di fonti, e possono essere condivise e controllate più facilmente. Gli strumenti KM consentono agli utenti di raccogliere informazioni sulle informazioni, come metriche, produttività, problemi ricorrenti o comuni e interruzioni del flusso di lavoro. Per questi motivi, il software di gestione della conoscenza continua a crescere in popolarità, complessità e applicazione pratica.