Quando si sceglie un software di proposta ci sono alcuni fattori da considerare: le proprie esigenze e requisiti, il tipo di dati e contenuti che si desidera incorporare nei report, se esistono modelli personalizzati e se il software consente di creare un marchio personalizzato. Altre caratteristiche da cercare sono il contenuto coerente, l’archiviazione dei dati e l’opzione per stampare le proposte o creare file di dati. Il miglior software proposto soddisferà le tue esigenze e offrirà alcune, se non tutte, queste funzionalità.
Considera il formato che usi quando compili le proposte. Se hai clienti con specifiche uniche o se devi consegnare proposte in formati specifici, un pacchetto software con formati variabili è una buona opzione. Il miglior pacchetto software dovrebbe consentire di modificare i modelli, aggiungere, modificare o rimuovere il testo quando necessario.
I migliori pacchetti software proposti ti permetteranno di utilizzare anche le figure. Ciò è particolarmente importante quando sono necessarie informazioni dettagliate sui prezzi, calcoli o configurazioni in una proposta. Un buon pacchetto software di proposta dovrebbe consentire l’immissione di informazioni come le tabelle dei prezzi o consentire l’importazione di tali informazioni.
Il branding può essere importante quando si creano proposte e un buon pacchetto software di proposta includerà questa opzione. Se diverse persone nella tua azienda creano proposte, potresti anche voler assicurarti che tutte le proposte siano coerenti nello stile. La coerenza aiuta a creare un’immagine aziendale e la possibilità di personalizzare il marchio delle tue proposte può favorire l’impressione di professionalità.
Alcuni pacchetti software proposti funzionano come software as a service. Software di questo tipo offre l’accesso agli utenti tramite Internet. Questo tipo di software di proposta impedisce l’archiviazione delle informazioni su un computer locale e aiuta a mantenere la coerenza dei dati per tutti gli utenti. La coerenza dei dati è molto importante quando si collabora e l’accesso immediato agli aggiornamenti dei dati garantirà la disponibilità di informazioni aggiornate per ciascun utente.
Un buon programma di proposte ti consentirà di tenere traccia di eventuali modifiche apportate ai documenti. Questa funzione può far risparmiare molto tempo quando un venditore lascia l’azienda o viene sostituito da qualcuno di nuovo. Se le proposte sono memorizzate nel sistema, consente ad altri di visualizzare le diverse versioni e prendere in consegna l’account.