Esistono due tipi principali di software di approvvigionamento: appalti elettronici o gestione della logistica. Il software di approvvigionamento è in genere parte di una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di un pacchetto di contabilità. La maggior parte dei fornitori di software offre una soluzione completamente integrata che incorpora l’attività di acquisto nel sistema contabile. Il vantaggio di questo tipo di software è la capacità di riportare accuratamente tutti gli impegni finanziari in qualsiasi momento.
L’approvvigionamento o l’acquisto sono tutte le attività relative all’acquisizione di beni e servizi per l’utilizzo da parte dell’azienda. Un sistema di approvvigionamento standard consente agli utenti di creare richieste di acquisto, entrate merci, ordini di acquisto e fatture. Resi merce, note di credito e conferma di consegna sono opzioni spesso incluse in questo tipo di software. Il miglior software di approvvigionamento include funzionalità di reporting significative, flussi di lavoro di approvazione automatizzati e monitoraggio degli impegni.
L’approvvigionamento elettronico, o e-procurement, è un software di approvvigionamento utilizzato per acquistare beni da altri fornitori tramite i loro siti web. In genere, l’utente accede a una soluzione di approvvigionamento elettronica interna collegata al software di contabilità. L’utente può selezionare da un elenco di fornitori approvati e sfogliare i loro cataloghi per i prodotti. Quando si selezionano i prodotti, gli articoli vengono annotati nel software di approvvigionamento elettronico.
L’utente è tenuto ad assegnare gli account interni agli articoli nel carrello. Viene quindi attivato il processo di approvazione interna, in genere con e-mail automatiche o strumenti correlati. Dopo l’approvazione, al fornitore viene inviato un ordine di acquisto elettronico. Quando gli articoli vengono ricevuti, l’utente accede nuovamente al sistema di approvvigionamento elettronico per elaborare l’entrata merci.
Il processo di fatturazione elettronica consente alle aziende autorizzate di inviare le fatture direttamente al cliente in formato elettronico. La maggior parte dei sistemi dispone di un processo automatico per garantire che solo gli ordini ricevuti vengano inviati per il pagamento. Altre aziende richiedono che ogni fattura venga rivista e approvata manualmente prima di essere elaborata per il pagamento.
Il software di approvvigionamento elettronico ha registrato un’enorme crescita negli ultimi cinque anni e si prevede che continuerà a crescere. Ci sono risparmi significativi a disposizione delle istituzioni che implementano gli appalti elettronici. I risparmi sono sia consistenti risparmi in dollari dovuti al tempo ridotto per elaborare le fatture, sia leggeri risparmi in dollari dovuti alla riduzione del tempo del personale necessario per elaborare un ordine. Il software di approvvigionamento standard è un meccanismo di controllo comunemente utilizzato per tenere traccia dell’attività di spesa e monitorare i prezzi che i fornitori applicano, nonché per garantire il rispetto della politica.