Il groupware è un software che facilita un gruppo di persone che lavorano all’interno dello stesso sistema o applicazione, indipendentemente da dove si trovino. Tali applicazioni groupware sono comunemente email, newsgroup e chat. Le comuni applicazioni groupware che sono facilmente riconoscibili dagli utenti di computer di oggi includono Lotus Notes, sistemi di server di posta elettronica come FirstClass e Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink e Workspot.
Alcuni esperti dividono il groupware in tre categorie: strumenti di comunicazione, strumenti di conferenza e strumenti di gestione collaborativa. Gli strumenti di comunicazione includono e-mail, fax e posta vocale. Gli strumenti di conferenza includono dati, voce e videoconferenza; e bacheche e chat room. Gli strumenti di gestione collaborativa includono calendari elettronici, sistemi di gestione dei progetti e sistemi di flusso di lavoro.
Altri esperti dividono il groupware in due categorie relative al tempo e altre due categorie relative al luogo. Quando i dipendenti utilizzano un’applicazione contemporaneamente, si tratta di groupware sincrono; i lavoratori che utilizzano la stessa applicazione in momenti diversi, tuttavia, utilizzano il groupware asincrono. Le categorie relative al luogo sono collocate, groupware che viene utilizzato da persone nello stesso luogo; e distanza, groupware che viene utilizzato da persone in luoghi diversi.
Le aziende utilizzano il groupware per una serie di motivi. Uno dei motivi principali è aggirare il tradizionale problema di avere dipendenti in luoghi diversi che devono lavorare sulla stessa applicazione. Effettuando l’accesso a un server di rete o intranet, i dipendenti in luoghi diversi possono accedere alla stessa applicazione e beneficiare delle diverse prospettive e opinioni degli altri. Questa funzionalità è un aspetto fondamentale del telelavoro. Se è possibile accedere al server aziendale da qualsiasi luogo, non è necessario essere in ufficio per accedere a determinati groupware.
Il telelavoro può far risparmiare sui costi di viaggio sia per le aziende che per i dipendenti. Può anche consentire la comunicazione in tempo reale quando altrimenti sarebbe impossibile. Questa comunicazione può favorire una maggiore comprensione degli obiettivi e degli obiettivi dei progetti di un’azienda, attraverso la discussione di gruppo di ogni fase lungo il percorso verso il raggiungimento di tali obiettivi e obiettivi.
Un altro uso del groupware è la risoluzione dei problemi di gruppo. Molte volte, alcuni dipendenti vedono le cose in modo diverso dagli altri dipendenti. Se lavorano tutti all’interno dello stesso framework applicativo, possono risolvere i problemi collettivamente, facendo risparmiare tempo e denaro all’azienda. Senza groupware, tale cooperazione in tempo reale non sarebbe possibile.