Le aziende utilizzano il software di monitoraggio dei dipendenti con un computer centrale per vedere cosa stanno facendo i dipendenti. Ciò consente a manager e amministratori di controllare la produttività dei dipendenti e di scoprire se i dipendenti stanno facendo qualcosa contro la politica aziendale. Alcuni degli eventi comuni che possono essere monitorati con il software di monitoraggio dei dipendenti sono le e-mail inviate e ricevute, l’utilizzo di applicazioni e documenti, la cronologia del sito Web, le sequenze di tasti e una funzione di attenzione. Installando il software su una rete, l’amministratore sarà in grado di richiamare e controllare qualsiasi computer della rete dal proprio computer.
L’uso del software di monitoraggio dei dipendenti è comune in molte aziende, in particolare quelle in cui i dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo al computer. L’utilizzo di questo software consente ai dipendenti di sapere che non possono rallentare e consente ai manager di sapere quali dipendenti non sono produttivi. Per garantire la produttività e per garantire che il dipendente non vada contro la politica aziendale, vengono controllati diversi eventi.
Le e-mail sono uno degli eventi più comunemente controllati, perché le e-mail vengono spesso inviate tramite il server dell’azienda. Con il software di monitoraggio dei dipendenti, un amministratore può controllare tutte le e-mail inviate e ricevute dal dipendente. L’amministratore può anche leggere il contenuto delle e-mail per assicurarsi che corrispondano al lavoro.
Il monitoraggio dell’utilizzo di applicazioni e documenti consente all’amministratore di controllare eventuali programmi o file aperti. Ad esempio, se il dipendente sta giocando a un gioco sul computer, questo verrà visualizzato sotto il monitoraggio dell’applicazione. Se un dipendente sta guardando un’immagine inappropriata o apre documenti che non hanno nulla a che fare con l’attività in corso, la funzione di monitoraggio del documento lo catturerà.
Il controllo della cronologia dei siti Web tramite il software di monitoraggio dei dipendenti è simile al monitoraggio delle applicazioni, ma questo controlla specificamente il browser Internet per i siti Web visitati. Alcuni dipendenti preferiscono navigare in siti di giochi e social network invece di lavorare, il che crea un grande deficit di produttività. Gli amministratori possono controllare e registrare tutte le attività Internet di qualsiasi dipendente.
Il monitoraggio della sequenza di tasti consente all’amministratore di leggere ogni tasto premuto e ogni messaggio scritto dal dipendente. Questo di solito è noioso per l’amministratore e spesso è più facile ottenere le stesse informazioni attraverso il monitoraggio del sito Web e dei documenti. Allo stesso tempo, il monitoraggio della sequenza di tasti consentirà all’amministratore di sapere esattamente cosa sta digitando il dipendente, indipendentemente da ciò che sta facendo.
Se un computer non sembra essere in uso, un amministratore può visualizzare una finestra pop-up sul computer del dipendente per monitorare lo stato di allerta. Il punto di questa finestra è che il dipendente dovrebbe fare clic su di essa entro un breve lasso di tempo. In caso contrario, è un’indicazione che il dipendente potrebbe non prestare attenzione o potrebbe essere addormentato.