Noto anche come ordine di acquisto quadro, l’ordine quadro è un documento commerciale che autorizza un fornitore a fornire beni e servizi a un cliente su base continuativa. I termini dell’accordo di solito specificano elementi dell’accordo come il tipo di beni e servizi che verranno forniti e il prezzo unitario che il cliente pagherà per ogni articolo consegnato. Gli ordini generali di solito forniscono anche dettagli sulla durata dell’accordo e qualsiasi altro termine e condizione che potrebbe essere rilevante per la natura del rapporto di lavoro tra il fornitore e il cliente.
Gli ordini di acquisto generali sono utilizzati da molte aziende di tutte le dimensioni. In molti casi, il documento serve come mezzo per garantire che i dipendenti del cliente non tentino di acquistare beni o servizi da fornitori non autorizzati. Allo stesso tempo, i venditori spesso estendono tariffe speciali ai clienti che sono disposti ad acquistare fino a un determinato importo in dollari di prodotti entro un determinato periodo di tempo.
Tuttavia, è importante notare che un ordine quadro non ha lo stesso scopo di un contratto di acquisto a volume. Gli accordi di acquisto di volume impegnano un cliente ad acquistare una certa quantità di beni o servizi entro un determinato periodo di tempo. In caso di mancato rispetto da parte del cliente, il venditore può richiedere penali per il mancato rispetto dei termini.
Sebbene l’ordine quadro spesso ponga un limite alla quantità di denaro che il cliente può spendere con il venditore entro un determinato periodo di tempo, non impegna in alcun modo il cliente a spendere l’intero importo. Infatti, il cliente non deve assolutamente ordinare alcun prodotto dal venditore, indipendentemente dall’esistenza di un ordine quadro. Poiché il tipico contratto di ordine quadro non impegna il cliente a ricevere una quantità fissa di merci a intervalli regolari, è necessario che il cliente contatti il fornitore per effettuare ordini relativi a un ordine di acquisto quadro e pianificare la spedizione quando e secondo necessità.
Molte aziende utilizzano un processo di ordini generali come mezzo non solo per assicurarsi che vengano utilizzati solo fornitori approvati, ma anche per mantenere le spese entro gli importi preventivati per ciascun dipartimento o divisione dell’azienda. Ad esempio, un’azienda può scegliere di impostare un ordine quadro che sarà in vigore per un intero anno solare. Durante quell’anno, l’azienda può ordinare fino a un determinato importo in valuta di prodotti, ma non di più. Una volta raggiunto l’importo predeterminato, l’ordine quadro viene considerato evaso e non è possibile ordinare prodotti aggiuntivi fino a quando non viene creato e approvato dal cliente un nuovo ordine quadro.