Il contenzioso in materia di e-discovery copre le cause che rientrano nelle norme di procedura civile modificate quando vengono ricevute richieste di prove archiviate elettronicamente. Le norme legali definiscono i tipi di prove prodotte e impongono un’attenzione tempestiva alle richieste di materiali di scoperta. Le procedure per le controversie in materia di e-discovery consentono di proteggere le informazioni riservate e le prove perse nel normale funzionamento dell’attività.
Le norme di procedura civile definiscono in modo ampio le informazioni che possono essere richieste attraverso una mozione di scoperta. Gli autori lo hanno redatto appositamente per coprire gli attuali metodi di archiviazione elettronica e consentire futuri progressi tecnologici. Le richieste di contenzioso in materia di e-discovery possono includere corrispondenza e-mail, messaggi istantanei, fogli di calcolo, calendari degli appuntamenti e una serie di altri documenti digitali.
Una parte soggetta a una richiesta di e-discovery deve rispondere tempestivamente ai sensi di legge. Questa disposizione consente di effettuare ricerche su vari database e riduce al minimo le spese di produzione del materiale richiesto durante il contenzioso in materia di e-discovery. La normativa delinea anche come le informazioni devono essere conservate e trasmesse dopo la ricezione di una richiesta.
Le eccezioni alle regole riguardano informazioni non facilmente accessibili perché costituirebbero un onere o creerebbero spese eccessive. Se l’avvocato che richiede le informazioni inaccessibili presenta una mozione per obbligare la produzione, la parte che richiede l’eccezione deve produrre fatti a sostegno della sua richiesta. Un giudice in genere decide se esiste un onere o una spesa ingiustificata.
Quando il contenzioso e-discovery coinvolge informazioni considerate privilegiate, la legge garantisce la protezione dei documenti. La semplice produzione di prove di scoperta non rinuncia al diritto alla riservatezza. Queste regole si applicano anche alle informazioni considerate prodotto di lavoro di un’azienda. I rapporti e altri dati non possono essere utilizzati contro il fornitore e non possono essere divulgati ai concorrenti.
Non esistono sanzioni quando qualcuno non può produrre prove perse durante le normali operazioni aziendali. Un’eccezione alle regole di e-discovery potrebbe essere richiesta quando la programmazione elettronica sovrascrive o cancella le informazioni per soddisfare le esigenze dell’azienda o del dipartimento tecnico. Chiunque elimini intenzionalmente i dati per evitare richieste di scoperta di contenziosi elettronici potrebbe essere soggetto a sanzioni legali.
Le modifiche alla legge hanno portato alla formazione di società che offrono software e servizi per controversie in materia di e-discovery per aiutare a gestire il volume di informazioni archiviate elettronicamente. Queste aziende in genere analizzano le richieste e riesaminano i documenti per determinare se soddisfano i criteri previsti dalle normative. Il ricorso a un’agenzia esterna potrebbe semplificare il processo di e-discovery, soprattutto se arrivano numerose richieste legate a un’azione collettiva oa una causa complessa.