Le app fax sono applicazioni scaricabili progettate per consentire agli smartphone di simulare un certo livello di funzionalità del fax. Alcune di queste app possono inviare e ricevere fax, mentre altre sono solo in grado di visualizzarli. Un’altra opzione che a volte è presente in un’app fax è la possibilità di compilare determinati campi dati con la tastiera dello smartphone, o anche firmare documenti. A volte è anche possibile utilizzare la fotocamera di uno smartphone per scattare una foto di un documento e quindi inviare quel file come fax. In alcuni casi, un’app fax può semplicemente fornire una connessione a un servizio fax Internet a pagamento, mentre altri si basano esclusivamente sull’infrastruttura cellulare.
La tecnologia fax, o fax, è stata un aspetto importante delle comunicazioni aziendali sin dagli anni ‘1970. Questa tecnologia prevede tradizionalmente il collegamento di un apparecchio fax a una linea telefonica e il suo utilizzo per chiamare un’altra linea telefonica anch’essa collegata a un apparecchio fax. Il facsimile che avvia la chiamata può quindi scansionare e trasmettere un documento tramite la connessione telefonica, dopodiché l’apparecchio ricevente lo riprodurrà. Può essere utilizzato per trasmettere tutti i diversi tipi di documenti, ma è particolarmente utile per ottenere le firme a distanza.
Gli smartphone sono in grado di effettuare comunicazioni vocali ed e-mail, ma in genere mancano di alcune delle funzionalità più importanti offerte dai fax. Poiché molti professionisti si affidano a questi dispositivi per le comunicazioni aziendali, l’app fax è un modo per aggiungere quella funzionalità mancante. Diverse app fax hanno una varietà di set di funzionalità, sebbene la capacità di ricevere e visualizzare fax, in genere tramite una connessione Internet, sia l’unica caratteristica comune. Alcune di queste app richiedono un abbonamento a un servizio fax basato su Internet, anche se non è sempre così.
Oltre a ricevere e visualizzare documenti fax, a volte è anche possibile che un’app fax crei e invii nuovi documenti. Alcune app richiedono all’utente di inviare documenti tramite posta elettronica a un servizio in modo che possano essere riformattati per l’invio tramite fax, mentre altre sono in grado di inviare qualsiasi file come fax. Un altro modo in cui funzionano alcune app fax prevede l’uso della fotocamera integrata presente nella maggior parte degli smartphone. Questo tipo di app fax consente all’utente di scattare una foto di qualsiasi documento e inviarlo come fax. Alcune di queste app consentono anche all’utente di firmare il proprio nome nei documenti fax, poiché questo è stato tradizionalmente un uso così importante della tecnologia fax.