Una delle considerazioni principali nella registrazione di un saluto in segreteria è il pubblico. Chi ascolterà la tua segreteria telefonica o il saluto vocale? Si tratta di una linea aziendale o di una linea telefonica domestica? Inoltre, quante informazioni vuoi dare a potenziali sconosciuti, come i telemarketing, che potrebbero chiamarti a casa?
Quando registri un saluto della segreteria telefonica per la tua casa o un saluto della segreteria telefonica, ad alcune persone piace mantenerlo divertente e leggero. Possono registrare un messaggio insieme, far registrare uno dei loro figli piccoli, suonare musica stupida in sottofondo o creare una specie di scherzo. Anche se va bene essere divertenti, specialmente in una registrazione domestica, dovresti probabilmente evitare di essere rude, in particolare se pensi che i bambini possano chiamare casa tua.
Potresti anche tenere a mente che le persone potrebbero chiamarti dai loro cellulari e un messaggio lungo può consumare i minuti preziosi del cellulare di qualcuno. Alcuni sistemi di posta vocale hanno la possibilità di premere un tasto come il tasto cancelletto per avviare immediatamente la registrazione di un messaggio; potresti prendere in considerazione il messaggio divertente o lungo solo se hai questa opzione disponibile per i chiamanti. Un altro punto da considerare quando si registra un saluto della segreteria telefonica è chi è probabile che chiami. Se stai cercando lavoro, ad esempio, potresti voler abbandonare il saluto divertente per un po’ e usare un saluto più standard e professionale, a meno che tu non stia facendo domanda per un lavoro come comico.
Alcune persone sono più interessate a registrare un saluto della segreteria telefonica che fornisca solo il minimo indispensabile di informazioni. Un tale saluto potrebbe essere: “Hai raggiunto il numero 555-5555. Per favore lascia un messaggio e ti risponderemo presto.” Ciò che questo saluto può mancare nell’immaginazione, può compensare la sicurezza personale, specialmente se ricevi chiamate da telemarketing. Nota che non dici il tuo nome, non riveli chi vive a casa tua e non dici che non sei a casa. Occasionalmente i ladri chiamano una casa per verificare la presenza o la mancanza della persona in casa. In sostanza, in questo tipo di messaggio non ti stai impegnando su nient’altro che sul tuo numero di telefono, ed è probabile che il messaggio breve piaccia ai chiamanti del cellulare.
Questo è il tipo di messaggio a cui dovresti mirare quando registri un saluto della segreteria telefonica presso la tua sede di lavoro. Alcune persone hanno bisogno di lasciare altre informazioni per saluti di lavoro, come gli orari di ufficio, e possono lasciare messaggi speciali quando sono in vacanza. Anche il nome dell’attività o il tuo nome può essere importante, poiché le persone potrebbero voler essere sicure di aver raggiunto la persona o l’attività giusta.
Le persone potrebbero non voler fornire informazioni su chi vive nella loro casa a chiamanti sconosciuti per una serie di motivi. Queste informazioni possono essere utilizzate da operatori di telemarketing che potrebbero chiedere di te per nome quando richiamano di nuovo, truffatori che potrebbero fare lo stesso o persone che non sono interessate al tuo benessere. Le donne che vivono da sole, ad esempio, possono usare il “noi” invece dell'”io” per suggerire più persone che vivono in una casa, e possono anche optare per l’utilizzo del messaggio generato dalla macchina o della “voce maschile” generata dal computer invece della propria voce per aumentare la propria sicurezza in casa. Per motivi di sicurezza personale, potresti voler evitare anche l’indicazione di bambini in casa, e certamente non dovresti menzionare che sei in vacanza.
In tutto c’è molto da considerare quando si registra un saluto della segreteria telefonica. Se stai mirando a una casa più sicura, puoi usare un messaggio molto semplice. Se sei davvero divertente e gli amici e la famiglia usano principalmente la linea telefonica, forse il divertimento è il modo migliore per farlo. Per le aziende, attenersi ai semplici fatti che forniscono informazioni sufficienti ai chiamanti su quando è probabile che la loro chiamata venga restituita o quando dovrebbero chiamare di nuovo.