Sebbene la stragrande maggioranza della comunicazione sia ora realizzata tramite mezzi elettronici, la spedizione rimane l’unico mezzo per trasferire molti articoli da un luogo all’altro. Spesso, l’oggetto, il prodotto o il documento spedito è prezioso, sia in termini di valore monetario effettivo sia in termini di valore personale. Di conseguenza, le aziende generalmente forniscono mezzi per monitorare la spedizione durante il viaggio. Sia che una lettera o un pacco venga inviato dall’altra parte della città o dall’altra parte del mondo, la capacità di tracciare la spedizione è importante e di solito può essere effettuata online o tramite telefono.
I sistemi postali di tutto il mondo possono variare notevolmente in relazione ai servizi offerti e all’affidabilità del loro servizio. Di conseguenza, anche la capacità di tracciare la spedizione quando una lettera o un pacco viene inviato tramite il sistema postale di una nazione può variare. Non tutti i paesi offrono la possibilità di tracciare una lettera o un pacco inviato tramite posta standard; tuttavia, molti paesi offrono una varietà di opzioni per il monitoraggio.
Negli Stati Uniti, ad esempio, una lettera o un pacco inviato tramite posta ordinaria non può essere rintracciato. Il mittente, tuttavia, ha la possibilità di pagare una piccola tassa per la possibilità di tracciare la spedizione e sapere esattamente dove si trova la lettera o il pacco in ogni momento. Al momento della spedizione della lettera o del pacco, il mittente riceverà un numero di tracciamento. Con il numero di tracciamento, il mittente può seguire la lettera o il pacco attraverso ogni fermata effettuata fino a quando non raggiunge la sua destinazione semplicemente inserendo il numero di tracciamento sul sito Web del servizio postale degli Stati Uniti sotto l’opzione “Traccia e conferma”.
Per lettere o pacchi che vengono spediti a una destinazione internazionale o che vengono spediti all’interno di un paese con un servizio postale poco affidabile, ci sono un certo numero di aziende rispettabili che offrono la spedizione. Se il mittente sceglie di utilizzare una di queste società, l’opzione per monitorare la spedizione viene automaticamente inclusa nel costo della spedizione. Al mittente verrà assegnato un numero di tracciamento quando la spedizione è programmata e potrà seguire la spedizione online o chiamando un numero verde in qualsiasi momento durante il viaggio della lettera o del pacco.
Indipendentemente dal servizio utilizzato per inviare una lettera o un pacco, il numero di tracciamento è fondamentale. Inoltre, un mittente potrebbe prendere in considerazione l’acquisto di un’assicurazione per un pacco se il contenuto è di valore. Sebbene una compagnia di spedizioni possa essere in grado di determinare se un pacco è stato perso durante la spedizione con il numero di tracciamento, il rimborso potrebbe essere limitato se il mittente ha rifiutato di acquistare l’assicurazione.