Il termine “avviso di ricevimento” ha avuto origine con il servizio postale. Diversi paesi nel mondo hanno termini equivalenti, come “avviso di ricevimento” utilizzato nel Regno Unito, “avis de réception” utilizzato dall’Unione Poste Unite e “ricevuta di ritorno” in Italia. Lo scopo di un avviso di ricevimento è garantire al mittente di un articolo di posta che il destinatario previsto ha effettivamente ricevuto la lettera o il pacco. Sebbene il termine abbia avuto origine con il servizio postale, il suo uso si è diffuso per indicare la ricezione di documenti legali, manuali informativi e una varietà di altri documenti, la cui ricezione deve essere registrata.
Nella maggior parte dei sistemi postali in tutto il mondo, il mittente di una lettera o di un pacco ha la possibilità di inviare la lettera o il pacco “ricevuta di ritorno richiesta”. Negli Stati Uniti, una lettera o un pacco può essere inviato tramite posta certificata o raccomandata del servizio postale degli Stati Uniti (USPS). Sia la posta certificata che quella raccomandata forniscono al mittente un avviso di ricevimento.
Quando un mittente desidera inviare una lettera o un pacco tramite posta certificata o raccomandata, deve prima compilare l’apposita scheda presso l’ufficio postale. Negli Stati Uniti, la posta certificata fornisce al mittente la prova che la lettera o il pacco è stato spedito. La posta certificata fornisce anche un avviso di ricevimento se richiesto e una tariffa aggiuntiva viene pagata al momento dell’invio.
La posta raccomandata è il modo più sicuro per inviare una lettera o un pacco negli Stati Uniti. Una lettera raccomandata o un pacco viaggia effettivamente al di fuori del normale flusso di posta e ad ogni fermata viene registrata una registrazione del suo passaggio, che si conclude con un normale avviso di ricevimento quando arriva a destinazione. La posta raccomandata è automaticamente assicurata, mentre la posta certificata offre la possibilità di acquistare l’assicurazione. Sia la posta certificata che quella raccomandata richiedono che il destinatario firmi per la lettera o il pacco con un nome e una firma stampati e annoti la data e l’ora di consegna.
Molte istituzioni e imprese utilizzano anche il concetto di avviso di ricevimento per una serie di motivi. I datori di lavoro forniscono spesso ai dipendenti manuali per l’impiego o manuali sui benefit e richiedono ai dipendenti di firmare una ricevuta in cui si conferma che sono stati forniti. Molti fornitori di servizi sanitari e istituti di credito sono inoltre tenuti per legge a fornire determinati avvisi e/o informazioni legali a clienti o pazienti e hanno adottato la procedura per richiedere al cliente o al paziente di firmare un avviso di ricevimento.