Un archivo de firma es un pequeño archivo de texto que se adjunta al final de un correo electrónico. Contiene una firma y otra información, como un número de teléfono o la dirección de un sitio web. Usar uno ahorra tiempo y energía, ya que puede configurarlo para que se adjunte cada vez que envía un correo electrónico y no tiene que escribir repetidamente la misma información.
La mayoría de los programas y servicios de correo electrónico permiten la creación de un archivo de firma como parte del programa o aplicación. Muchos también le permiten agregar un archivo que se creó con un programa de procesamiento de texto. Normalmente, el archivo se puede agregar yendo a la sección «Opciones» del programa de correo electrónico.
El contenido de un archivo de firma es ilimitado. Puede contener texto, enlaces web e incluso fotografías u obras de arte. Por lo general, contendrá una firma además de la información de contacto, como un número de teléfono o fax, o el enlace a un sitio web. Muchos usuarios comerciales también agregan el logotipo de su empresa. A menudo, las personas que utilizan un archivo de firma en su correo electrónico personal también optan por incluir una cita o dicho favorito que defina sus creencias o las inspire.
Aunque existen muchas opciones al usar un archivo de firma, generalmente se recomienda seguir ciertos protocolos cuando se crea para uso comercial. Mantenerlo profesional sin ser demasiado informal suele ser el punto clave para recordar. Por ejemplo, cuando utilice un archivo de firma en un correo electrónico comercial, es mejor si omite una cotización personal. Además, se recomienda dejar un espacio entre la última oración de su mensaje y la parte de la firma del archivo. Esto lo mantiene limpio y ordenado y resalta fácilmente la información de contacto.
Una de las principales ventajas de tener un archivo de firma es que la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico permiten utilizar más de un archivo. Esto es útil, especialmente para uso comercial, ya que puede atender el archivo para diferentes clientes o en diferentes etapas de la empresa. Una vez que se establece una relación con un cliente, una firma que sea un poco menos formal podría verse mejor. Para las personas que envían correos electrónicos desde una cuenta privada, cambiar el archivo puede ser útil para diferenciar entre amigos, familiares y contactos menos personales.
Aunque el uso más común de un archivo de firma es el correo electrónico, también se puede utilizar con otras aplicaciones. Algunos servicios de mensajería instantánea (MI) permiten agregar uno, así como algunos grupos de Usenet. También se ve comúnmente en foros de chat.