El software de mantenimiento de instalaciones ayuda a las empresas a organizar y realizar un seguimiento de la información sobre el mantenimiento de equipos, activos y propiedades. Este software puede estar basado en la web, lo que significa que la empresa que vende el programa gestiona la información en un servidor externo, o el programa puede ser gestionado internamente en un servidor de red de área local (LAN) por la empresa que compró el software. El software también se denomina software de gestión de mantenimiento y, en muchos casos, las empresas utilizan estos términos y el software relacionado indistintamente.
Este software es más útil para las empresas a las que la ley, los estándares de la industria o los criterios establecidos internamente exigen que realicen y supervisen periódicamente el mantenimiento de equipos, activos y propiedades. El software puede ser específico de la industria; específicos de la empresa, adaptados a las funciones y objetivos específicos de una organización; o en general. Algunos programas de mantenimiento de instalaciones pueden analizar el desempeño de un departamento individual, mientras que otros programas solo pueden abordar la empresa en su conjunto.
El precio de los programas de software de mantenimiento de instalaciones depende principalmente del rango de capacidades del software. Las características comunes de los paquetes populares incluyen el seguimiento y el mantenimiento de las órdenes de trabajo, como la programación de trabajos y la gestión de materiales; gestión de activos, incluidos datos sobre equipos y propiedades, contratos y garantías; mantenimiento preventivo; control de inventario; e información de seguridad. Hay disponibles categorías adicionales específicas de la industria con muchos programas de software de mantenimiento de instalaciones, ya sea como parte del paquete básico o por tarifas adicionales.
Las características y los activos de los paquetes varían e incluyen características como la capacidad de analizar datos y crear informes de estado y resúmenes detallados de las actividades de mantenimiento. Otras opciones de software pueden incluir la programación automática de mantenimiento preventivo basada en lecturas de medidores o recomendaciones de equipos, notificación de garantías o contratos de servicio que caducan, programas de compra de materiales y seguimiento automático de envíos. Si el software se administra internamente, las opciones preferidas se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. Además de mantener informado al personal de administración y soporte de mantenimiento sobre las actividades diarias, el software de mantenimiento de las instalaciones puede proporcionar evidencia de base de datos del mantenimiento que se completó según lo programado u otra documentación que puede ser vital para resolver disputas internas y externas.
A medida que las necesidades de software de mantenimiento de las instalaciones de una empresa cambian o se expanden, los principios a menudo consultan con expertos en su campo específico para determinar si existen programas complementarios que se puedan agregar al software existente. Estas actualizaciones pueden ser específicas de la industria o simplemente pueden expandir las capacidades de inventario, administración de activos y otras categorías para mejorar el valor de la base de datos. Dependiendo de la antigüedad y las capacidades de expansión del programa implementado, a veces es más rentable simplemente reemplazar el software existente.