Más que cualquier otro producto básico, la empresa moderna se nutre de la información. La aparición de los medios creados electrónicamente ha transformado nuestra economía en una economía de la información, y las empresas más grandes tienen contenido que, en algunos casos, asciende a varios terabytes de información. Si la compañía Fortune 500 de hoy tuviera toda su información en forma impresa, se necesitaría un ejército de empleados de archivos solo para realizar un seguimiento de todo.
Muchas organizaciones tienen presencia en la web tanto interna como externa, y ambas pueden contener grandes cantidades de información actualizada periódicamente. La administración de contenido web es un subconjunto importante de la administración de contenido y se refiere a los programas y equipos que se utilizan para administrar este contenido basado en la Web.
Los sistemas de gestión de contenido son sistemas electrónicos que toman datos y los organizan, de modo que puedan recuperarse, buscarse y actualizarse fácilmente y compartirse en toda la organización. El ingrediente básico es la tecnología de bases de datos, aunque un CMS es más que una base de datos; incluye tecnología de búsqueda sofisticada y mecanismos de almacenamiento por niveles que pueden rotar el contenido en varios tipos de almacenamiento basado en hardware (CD-ROM, cinta, etc.), según la frecuencia con la que se acceda.
Un CMS, debido a que está destinado a administrar todo tipo de información independientemente del formato, también debe ofrecer un alto nivel de interoperabilidad de documentos. Es decir, todos los documentos, incluidos los documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, bases de datos, archivos .PDF y cualquier otro tipo de archivo, deben estar categorizados y referenciados de manera que al realizar una búsqueda, toda la información relevante esté disponible, independientemente. de origen o formato. Además, la interoperabilidad entre los sistemas de administración de contenido se ha vuelto esencial, de modo que múltiples organizaciones y agencias gubernamentales puedan compartir información cuando sea necesario, incluso si están usando diferentes sistemas.
Si bien el intercambio de información ha adquirido una gran importancia en la economía de la información actual, el sistema de gestión de contenido también debe tener en cuenta la autorización y proporcionar una función tal que un administrador pueda especificar qué destinatarios pueden obtener acceso a qué contenido. Los derechos de acceso a los documentos deben poder establecerse al nivel de un usuario individual.
Otros elementos importantes de un sistema de gestión de contenido incluyen la capacidad de capturar fácilmente grandes volúmenes de documentos automáticamente, la capacidad de reutilizar documentos y volver a ensamblarlos en nuevos documentos y la capacidad de crear un flujo de trabajo que refleje las dependencias de un documento sobre otro. Por último, muchos sistemas de administración de contenido incluyen funciones de colaboración, que permiten que varios trabajadores en ubicaciones separadas colaboren en la creación o edición de documentos y administren cambios y revisiones de documentos. El aspecto colaborativo del CMS también asegurará que cada pieza de información asociada con un proyecto en particular esté sincronizada y distribuida a cada miembro del equipo del proyecto de manera oportuna.